Reunião: perda ou ganho de produtividade?

Um dos temas que tenho estudado nos últimos anos é a produtividade das empresas em Portugal e, inevitavelmente, o tema das reuniões aparece sempre associado.

Mas será que uma reunião representa um ganho ou uma perda de produtividade?

A resposta é depende muito das reuniões: da forma como a reunião é preparada e, acima de tudo, a forma como é conduzida.

Há empresas que não têm reuniões nenhumas.

Na minha vida profissional passei por empresas em que não havia reuniões.

A informação não fluía na empresa, as pessoas não partilhavam as suas ideias, as pessoas não conheciam os caminhos que a empresa globalmente estava a fazer, as pessoas não prestavam contas das suas tarefas, não recebiam feedback das suas ações.

O resultado era a alienação completa, cada um estava na sua vida, muito pouco envolvido com a empresa, cumpriam o seu horário sem vestir a camisola.

Há empresas que têm reuniões a mais.

Passei também por outras empresas que sofriam do mal contrário.

Passavam o tempo reunidos de uma forma muito pouco produtiva.

Passavam  horas em reuniões de 10 ou 15 pessoas, sem uma agenda definida, em que todos queriam dar a sua opinião e todos tentavam brilhar.

O desafio começava logo no início da reunião que, à bom português, nunca começa à hora, e por isso tínhamos 10 pessoas paradas durante 15 ou 20 minutos à espera que todos chegassem para começar a reunião. Durante a reunião discutia-se tudo, até à exaustão, mas no fim com o quorum tão grande nunca se conseguia chegar a um plano concreto de ações pois o acordo era difícil.

Um assunto que poderia ser discutido entre 2 ou 3 pessoas, em 15 minutos, demorava sempre 2 ou 3 reuniões de 2 horas, pelo menos. Nestas empresas a sensação que todos os colaboradores tinham é que a sua agenda estava cheia de reuniões muito pouco produtivas e que sobrava pouco tempo para trabalhar.

Deve haver reuniões de seguimento do negócio diárias, semanais e trimestrais.

Nas empresas que acompanho como coach empresarial, eu incentivo sempre os gestores a marcarem com as suas equipas reuniões de acompanhamento diárias, semanais e trimestrais.

O objetivo das reuniões diárias é manter o ritmo e o foco dos colaboradores, mas devem ser reuniões muito rápidas, com 10 minutos no máximo, preferencialmente em pé para garantir que não se estendem, apenas para ver o que foi feito no dia anterior e focar no que vai ser feito no dia da reunião. Relativamente às reuniões semanais, devem ser de cerca de 1 hora e terão como objetivo analisar os resultados da semana anterior, entender as maiores dificuldades da equipa, retirar as aprendizagens da semana anterior e programar a semana seguinte.

As reuniões trimestrais são muito importantes e embora tenham a duração de 1 dia são, normalmente, os dias mais produtivos do ano.

Nesta reunião, durante a manhã são analisados em detalhe os indicadores do trimestre anterior, são analisadas as táticas utilizadas de acordo com o efeitos que produziram, são avaliados os vários departamentos e o seus resultados, são debatidas as aprendizagens do trimestre.

Durante a tarde é feito o planeamento do trimestre seguinte, a identificação dos objetivos individuais e de grupo, o reconhecimento do foco do trimestre e a planificação das ações que devem ser executadas com o objetivo de atingir as metas estabelecidas.

O objetivo destas reuniões é manter os colaboradores alinhados com os pontos de cultura da empresa, partilhar com eles a visão e a missão frequentemente, envolvê-los nos objetivos e mantê-los motivados a dar o seu melhor todos os dias na empresa.

Deverá haver reuniões extraordinárias, mas com objetivos definidos e duração controlada.

Para além destas reuniões, poderão ser marcadas reuniões extraordinárias, para debate de algum assunto específico. Neste caso é muito importante que as reuniões sejam entre as pessoas que realmente têm de estar presentes (3 ou 4 no máximo), que sirvam um propósito claro que deve estar perfeitamente definido antes da reunião e que tenha uma agenda escrita, com tempos para cada tema e conhecida de todos.

É muito importante que o organizador da reunião seja o guardião do tempo para que a reunião aconteça conforme foi programada.

Em suma, as reuniões são muito importantes para envolver os colaboradores nas decisões, para os alinhar com os objetivos e para os manter informados do que vai acontecendo na empresa e, por isso, devem acontecer em todas as organizações.

No entanto, para não correr o risco de quebrar a produtividade total da empresa, é fundamental que as reuniões tenham um propósito bem definido e conhecido de todos, que tenham uma agenda escrita com a duração de cada tema definido.