Saiba Quem São os seus 2 Maiores Ladrões de Tempo

Os ladrões de tempo

Sabe quem são os seus 2 maiores “ladrões de tempo”?

A maioria das pessoas não tira o máximo partido do seu tempo e, por isso, acabam sempre por ter mais tarefas do que tempo para as executar. De igual forma, os empresários não entendem o poder das suas escolhas, nem o peso que os “ladrões de tempo” acabam por ter na sua produtividade.

Como aprendi com o Paulo de Vilhena, em termos de gestão do tempo, há apenas duas escolhas a fazer, constantemente:

  1. O que fazer e o que não fazer;
  2. O que fazer primeiro e o que fazer depois.

Todas as escolhas têm consequências e, por isso, devem ser feitas de forma consciente, analisando criticamente as vantagens e desvantagens.

A maioria dos empresários que conheço têm uma enorme dificuldade em dizer que não, tanto aos clientes, como aos colegas, e também aos colaboradores. Acabam por colocar o seu tempo à disposição dos outros, como se fosse um bem sem importância. Mas, na minha opinião, o tempo é o recurso mais importante e aquele que temos de gerir de forma mais cautelosa.

O tempo: um recurso democrático

O tempo é o recurso mais democraticamente distribuído. Todos temos dias de 24 horas, 7 dias por semana, 52 semanas por ano. Mas, a forma como o utilizamos faz toda a diferença no proveito que tiramos do nosso dia.

Conheço vários empresários que  trabalham 6 ou 7 horas por dia e gerem com sucesso empresas de grande volume de vendas e rentabilidade. Pelo contrário, certamente que conhecem muitos que trabalham 14 ou 15 horas por dia, cujos resultados não aparecem, que estão cansados e não procuram formas diferentes de fazer.

Para esses, posso dizer com toda a certeza: o tema não é só esforço, prende-se muito com a qualidade do nosso esforço. Claro que não posso dizer que com pouco esforço chegamos longe. O esforço é obviamente importante, mas tenho a certeza que se colocarmos o nosso esforço no sítio certo, poderemos certamente ir ainda mas longe. É importante tornarmos cada hora de trabalho mais produtiva. É fundamental conseguirmos identificar onde estamos a gastar o nosso tempo, sem os melhores resultados.

Quais são os seus ladrões do tempo?

  • A Equipa

O primeiro ladrão que identifico são os colaboradores da empresa, a sua própria equipa. É fundamental que as funções estejam muito bem distribuídas pela equipa e que associadas a estas funções estejam também as responsabilidades. O empresário, o líder da empresa, deve saber quem é responsável por quê e deve dar-lhes as ferramentas que eles precisam para fazerem bem o trabalho. Mas depois é fundamental que seja exigente, tanto com os resultados, como com a autonomia. Um líder da equipa deve saber delegar, não pode concentrar as decisões em si.

Um cliente meu costuma dizer que quando um colaborador lhe vem fazer uma pergunta do tipo “Como é que achas que devo fazer?”, ele devolve sempre a pergunta com “Se eu não estivesse aqui, como farias?”. É muito importante quebrar as dependências. É fundamental fomentar a autonomia. Se vocês valorizarem o vosso tempo e aprenderem a dizer “Agora não posso, estou a fazer uma coisa mais importante”, os vossos colaboradores vão aprender que não podem estar sempre a interromper, que vão ter que procurar as soluções por eles e vão ter que arriscar.

É muito importante guardarem momentos do dia para estar com a equipa, tirarem dúvidas e analisar os resultados. Mas também é importante que haja momentos em que não podem ser interrompidos, em que estão concentrados nas vossas atividades.

Ladrões de Tempo

  • Os Clientes

Outro grande ladrão do tempo dos empresários são os clientes. Eu sei que os clientes são muito exigentes, mas cabe-me a mim saber educá-los. É muito importante perceber que é o empresário que deve tomar as rédeas do seu negócio e do seu tempo. Deve escolher o tipo de clientes com que quer trabalhar, o tratamento que lhes quer dar. São decisões que não deve deixar na mão dos clientes.

Ontem alguém me dizia: “Mas os meus clientes pedem um orçamento, negoceiam até ao cêntimo e depois querem a entrega para ontem”.
E vocês querem trabalhar com clientes assim? São escolhas que fazem e que têm que ser conscientes.
Tenho também empresários que me dizem: “Estes clientes já estão connosco há algum tempo e só querem falar comigo.” Eu acredito que eles prefiram sempre falar com o dono da empresa, mas é enquanto conseguem.

Quando comecei a trabalhar com a empresa Paulo de Vilhena, todos os clientes com que falava queriam ser acompanhados pelo Paulo. Era natural, ele é a cara da empresa, a pessoa que naquela altura tinha mais experiência nesta área e a pessoa que todos os clientes conheciam e valorizavam. Felizmente, quando eu entrei, o Paulo deixou de fazer este trabalho e, por isso, não havia alternativa.

A maioria dos clientes aceitou fazer o trabalho comigo (na verdade, só me lembro de um me ter dito, de forma muito educada, que se fosse com o Paulo faria, mas comigo não ia avançar, não se sentia confiante). Hoje, alguns anos depois, já não há nenhum cliente que me pergunte se pode trabalhar com o Paulo de Vilhena. Todos os clientes da nossa base de seguidores já ouviram falar do meu trabalho. Já conquistei o meu espaço, já tenho muitas histórias de sucesso de empresários que trabalharam comigo com bons resultados.

Se vocês não derem essa oportunidade aos vossos colaboradores, eles nunca vão ser capazes. Podem perder um cliente ou outro, é verdade, mas certamente que vão ganhar muitos com o poder da multiplicação do vosso tempo.

  • Os outros ladrões…

Para além destes, há muitos outros que nos podem ocupar demasiado tempo como, os cafés, os cigarros, o almoço de convívio, as redes sociais, o trânsito, a conversa deitada fora, o telefone para discutir o jogo de ontem a meio de uma tarefa importante, etc. É muito importante que consigamos identificar os nossos ladrões de tempo para os conseguirmos combater.

Eu posso confessar-vos que o meu maior ladrão de tempo é também uma ferramenta importante de trabalho. Eu adoro estudar, adoro ler, adoro ver vídeos de autores de referência. Obviamente que isso é importante para o meu trabalho e a para a minha evolução, mas o desafio é que eu perco a noção do tempo e, se não utilizar ferramentas de controlo do tempo, consigo ficar um dia inteiro envolvida nessa tarefa.

Assim, o que eu faço para gerir esse tempo é colocar um alarme para controlar o período de tempo que devo investir naquela tarefa, naquele dia. Quando toca o alarme, já sei que é hora de passar para a próxima tarefa. Amanhã, há mais vídeos ou tempo de leitura.

São estas escolhas que vão condicionar o seu resultado.

Nos negócios como na vida, é importante mantermos a consciência que eu não TENHO QUE nada! Tudo na vida são escolhas e essa consciência fará de nós pessoas muito mais conscientes e acima de tudo com noção de propriedade.

Se as escolhas são minhas, o controlo é meu!

Este tema é do seu interesse? Teste aqui a sua capacidade de gestão do tempo!

 

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