Os 3 Pilares da Gestão de Empresas: Objetivos, Plano e Execução Consistentes

Afinal, o que é a gestão de empresas e quais são os seus ingredientes fundamentais?

Tema prioritário: o crescimento do negócio

No trabalho de acompanhamento de empresários e gestores que faço diariamente, o principal tema identificado pelos mesmos é o crescimento dos seus negócios. Para o tratar, utilizamos uma metodologia, ao longo de todo o processo, que nos permite assegurar os resultados de médio-longo prazo desejados.

Antes de mais, para garantir este crescimento, é essencial traçar objetivos que nos clarifiquem onde queremos chegar e, depois, estabelecer um plano com a definição das ações concretas para lá chegar. Não há plano que funcione se não for posto em prática e, por isso, a execução consistente diária do plano é fundamental. O passo seguinte é a análise dos resultados e a eventual afinação da execução quando as ações executadas não nos estão a levar para o objetivo traçado. Mas, atenção: nunca podemos alterar o objetivo. Esse é totalmente fixo e nunca poderá ser alterado ao longo do percurso.

Fig. 1 – Execução consistente (Os 12 desafios do empreendedor, de Paulo de Vilhena)

Dependendo da dimensão da empresa, este processo pode ser totalmente concentrado no empresário e nos seus colaboradores, ou ser controlado em cascata, por níveis hierárquicos de chefias intermédias.

Visão de longo prazo

Para iniciar um processo de planeamento, é fundamental fazer uma análise profunda do ponto da situação atual. É indispensável perceber exatamente qual o ponto em que a empresa se encontra, o ponto A (Fig. 2). Para isso, é fundamental traduzir em indicadores o que está a acontecer hoje na empresa, tanto ao nível financeiro (vendas, lucro, margens, fluxo de caixa, etc.), como também ao nível operacional (produtividade da produção, da força de vendas, do marketing, etc.).

Fig. 2 – Levar a empresa de A a Z (Os 12 desafios do empreendedor, de Paulo de Vilhena)

Depois de estabelecer o ponto A, deverá ser definido o ponto Z. Este representa o ponto para onde se deseja levar a empresa, a nossa visão empresarial. Deverá representar um ponto relevante no futuro de médio-longo prazo, um ponto que seja inspiracional e que faça todo o sentido para garantir que a empresa e os colaboradores se envolvam nesta jornada.

1. Objetivos

Objetivos anuais, trimestrais e semanais

Tendo definido um ponto Z, sendo este um ponto inspiracional, poderemos então começar a definir os objetivos concretos e mensuráveis. Da nossa experiência, a melhor forma de definir e acompanhar objetivos é com a periodicidade anual, trimestral e semanal (a periodicidade mensal serve-nos para conseguir analisar os dados financeiros da contabilidade, mas, do ponto de vista da operação, não é tão relevante).

Os objetivos têm 3 características:

• Mensuráveis
• Enquadrados no tempo
• Inegociáveis

Os objetivos devem ser mensuráveis, ou seja, ter uma métrica que consigamos analisar de uma forma objetiva; devem ser enquadrados no tempo, ou seja, ter uma data limite para se concretizarem.

O ponto mais importante dos objetivos é serem verdadeiramente inegociáveis. Para se tornarem verdadeiramente inegociáveis, é fundamental atribuir-lhes um valor realmente elevado, atribuir-lhes o propósito de longo prazo, algo que provocará uma enorme felicidade se conseguirmos atingir ou uma profunda dor se não chegarmos lá.

O melhor não é suficiente

Na procura da realização destes objetivos, o nosso melhor não é suficiente. Esta é a frase mais dita por quem não atinge os objetivos: “Não sei o que fazer mais, eu dei o meu melhor, mas não consegui”. A minha perceção do “meu melhor” não chega! Eu sou sempre capaz de mais um bocadinho. É muito importante interiorizar que os objetivos são inegociáveis, que são para cumprir ou morrer a tentar.

Pensem numa formiga. A formiga tem um caminho muito bem definido para fazer; ela anda depressa e sabe para onde vai. Se lhe colocarmos um dedo à frente, ela irá contornar o dedo e continuar o seu caminho. Colocamos outro dedo e ela fará novamente o mesmo. Colocamos um pé à frente e, apesar de ela não ver o fim do pé e de não conseguir antever uma saída, ela não desiste e irá contornar o obstáculo, sem nunca pôr em causa o seu rumo. Qual a única forma de demover a formiga do seu propósito? É mesmo por-lhe o pé por cima. É matá-la!

Interiorizem verdadeiramente os objetivos da vossa organização, passem esta mensagem para toda a organização, atribuam-lhe a força da inegociabilidade, e, juntos, façam acontecer!  Ser persistente é muito importante; mesmo quando tudo parece correr mal, é fundamental contornar os obstáculos e seguir em frente.

2. Plano

Plano de execução

Após definir os objetivos, é hora de encontrar as formas de os alcançar. Não basta querer, é fundamental descobrir o como.

Em cada trimestre, o gestor e a sua equipa devem entender qual o foco do trimestre, qual o ponto mais importante em que a empresa se deve focar. Temos a tendência de querer resolver tudo ao mesmo tempo, mas está provado que o foco é uma virtude e que, quando resolvemos a coisa mais importante, muitas outras se poderão simplificar.

Devem então traçar de uma forma concreta o plano das ações mais importantes que deverão ser efetuadas (entre uma a duas por semana), identificando de forma clara os resultados pretendidos por cada ação, os prazos de entrega e os responsáveis por cada ação. Estas ações devem estar alinhadas com os objetivos traçados e com o foco identificado. Todo o processo tem de ser coerente.

Este processo de planeamento parece óbvio e muito simples, mas já trabalho com empresas há alguns anos e não me lembro de nenhuma empresa que o fizesse de forma consistente e clara, antes de trabalhar connosco.

Brian Tracy diz que, por cada minuto de planeamento, poupamos dez minutos de execução, e, por isso, nos nossos processos de acompanhamento às empresas, este é um momento em que investimos muito tempo e em que aplicamos grande parte da nossa energia. Aconselhamos que todas as empresas, trimestralmente, parem durante um dia e se reúnam para desenhar este plano de uma forma consistente e simples, que permita alinhar toda a organização no mesmo caminho e nos mesmos objetivos.

3. Execução Consistente

Execução consistente e medição dos resultados

Tendo o plano definido, é fundamental garantir a execução consistente do mesmo. Tendo claramente estabelecido o que devemos fazer, quais os resultados pretendidos e em que prazo devemos concluir o projeto, a sua realização torna-se muito mais simples.

Um dos grandes desafios dos nossos dias é a gestão do tempo, é o controlo da nossa produtividade e das equipas que trabalham connosco. No entanto, com este planeamento, conseguimos perceber o que devemos fazer (aquilo que é mais importante), e o que não devemos fazer, o que teremos que fazer primeiro e o que poderemos fazer depois. Se o tempo não chegar para tudo, teremos um critério mais claro para o que devemos deixar cair.

Para garantir que os resultados estão a acontecer da forma esperada, devemos ir acompanhando os indicadores financeiros e operacionais, partilhar esta análise com a equipa para lhes permitir acompanhar os seus resultados. Se eles acompanharem os resultados do que vão fazendo, isso irá mantê-los envolvidos e permitirá à gestão perceber se se estão a aproximar dos mesmos ao ritmo desejado ou se têm de fazer ajustes à execução.

Prestar contas

A prestação de contas é, muitas vezes, vista como uma coisa má, algo que é demasiado intrusivo na vida dos profissionais das nossas equipas. A maior parte dos gestores e líderes de equipa não estão preparados para manter viva a prestação de contas.

É verdade que, da forma como é exposto, nem sempre é bem recebido pelas equipas, mas eu confesso que ainda não encontrei outra forma melhor de gerir equipas. A minha experiência pessoal tem-me mostrado que a melhor coisa que me pode acontecer é ter de prestar contas a alguém.

Nos primeiros anos em que comecei a prestar serviços na empresa Paulo de Vilhena, trabalhava sozinha e apenas tinha que prestar contas trimestralmente, no nosso plano a 90 dias e sempre sem grande pressão. Confesso que, muitas vezes, deixei de preencher diariamente os indicadores. Quando sentia que as coisas não estavam a correr bem, “esquecia-me” de preencher os dados, como quem deixa de ir à balança quando sente que o peso está descontrolado.

Há cerca de um ano e meio, passei a ter uma equipa a trabalhar comigo e a ter de apresentar resultados todas as semanas na nossa reunião semanal. Não posso fugir e não vou ficar mal na figura e, por isso, garanto-vos que tenho corrido muito mais, tenho multiplicado o meu tempo. Neste momento, tenho mais clientes ativos com os quais me reúno todas as semanas mas, mesmo assim, tenho muito mais tempo para fazer prospeção.

Seguirmos os indicadores ajuda-nos a ser mais focados, a ter melhor noção do que é importante e a encontrar as ações que nos trazem melhores resultados.

Afinar a execução

A gestão de empresas não é uma ciência exata. Se fosse simples e linear, qualquer jovem quando saísse de uma boa universidade de gestão, estaria totalmente preparado para gerir uma empresa de milhões, pois apenas precisaria de aplicar a receita aprendida.

Mas sabemos que não é assim. Não há certos, nem errados, não há uma bola de cristal que nos diga como vai correr cada ação que programamos.

Para gerir um negócio, é preciso muita sensibilidade, experiência e, acima de tudo, atenção e humildade para interiorizarmos que não sabemos tudo, que aquilo que era verdade antes pode ter deixado de o ser. Temos que ter total disponibilidade para estar sempre a aprender coisas novas.

Aconselhamos todos os nossos clientes a testar e medir. Na nossa visão, é muito importante, quando lançamos algum projeto, ir analisando os resultados com detalhe, perceber se a execução está a correr conforme o planeado e se os resultados estão a aparecer. Ao longo do processo, terão que ser efetuados ajustes na execução para nos aproximar do planeado, tornar a execução cada vez mais produtiva e cada vez mais eficiente na prossecução dos objetivos traçados.

Gestão de Empresas

Gerir empresas é, certamente, um processo complexo que implica muita sensibilidade e conhecimento. No entanto, muitos gestores, pela forma como não planeiam e como não estão atentos aos resultados, complicam ainda mais. Em termos de objetivos e de plano, gostaria de deixar como indicação este processo simples, que deve ser seguido todos os trimestres e, diariamente, em termos de acompanhamento da execução consistente.

Testar e medir todos os dias, olhar diariamente para os resultados operacionais do nosso negócio poderá ajudar-nos a antever grandes sucessos ou grandes desafios.