Os 3 Pilares da Gestão de Empresas: Objetivos, Plano e Execução Consistentes

Os 3 Pilares da Gestão de Empresas

Afinal, o que é a gestão de empresas e quais são os seus ingredientes fundamentais?

Tema prioritário: o crescimento do negócio

No trabalho de acompanhamento de empresários e gestores que faço diariamente, o principal tema identificado pelos mesmos é o crescimento dos seus negócios. Para o tratar, utilizamos uma metodologia, ao longo de todo o processo, que nos permite assegurar os resultados de médio-longo prazo desejados.

Antes de mais, para garantir este crescimento, é essencial traçar objetivos que nos clarifiquem onde queremos chegar e, depois, estabelecer um plano com a definição das ações concretas para lá chegar. Não há plano que funcione se não for posto em prática e, por isso, a execução consistente diária do plano é fundamental. O passo seguinte é a análise dos resultados e a eventual afinação da execução quando as ações executadas não nos estão a levar para o objetivo traçado. Mas, atenção: nunca podemos alterar o objetivo. Esse é totalmente fixo e nunca poderá ser alterado ao longo do percurso.

 

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Fig. 1 – Execução consistente (Os 12 desafios do empreendedor, de Paulo de Vilhena)

Dependendo da dimensão da empresa, este processo pode ser totalmente concentrado no empresário e nos seus colaboradores, ou ser controlado em cascata, por níveis hierárquicos de chefias intermédias.

Visão de longo prazo

Para iniciar um processo de planeamento, é fundamental fazer uma análise profunda do ponto da situação atual. É indispensável perceber exatamente qual o ponto em que a empresa se encontra, o ponto A (Fig. 2). Para isso, é fundamental traduzir em indicadores o que está a acontecer hoje na empresa, tanto ao nível financeiro (vendas, lucro, margens, fluxo de caixa, etc.), como também ao nível operacional (produtividade da produção, da força de vendas, do marketing, etc.).

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Fig. 2 – Levar a empresa de A a Z (Os 12 desafios do empreendedor, de Paulo de Vilhena)

Depois de estabelecer o ponto A, deverá ser definido o ponto Z. Este representa o ponto para onde se deseja levar a empresa, a nossa visão empresarial. Deverá representar um ponto relevante no futuro de médio-longo prazo, um ponto que seja inspiracional e que faça todo o sentido para garantir que a empresa e os colaboradores se envolvam nesta jornada.

1. Objetivos

Objetivos anuais, trimestrais e semanais

Tendo definido um ponto Z, sendo este um ponto inspiracional, poderemos então começar a definir os objetivos concretos e mensuráveis. Da nossa experiência, a melhor forma de definir e acompanhar objetivos é com a periodicidade anual, trimestral e semanal (a periodicidade mensal serve-nos para conseguir analisar os dados financeiros da contabilidade, mas, do ponto de vista da operação, não é tão relevante).

Os objetivos têm 3 características:

  • Mensuráveis
  • Enquadrados no tempo
  • Inegociáveis

Os objetivos devem ser mensuráveis, ou seja, ter uma métrica que consigamos analisar de uma forma objetiva; devem ser enquadrados no tempo, ou seja, ter uma data limite para se concretizarem.

O ponto mais importante dos objetivos é serem verdadeiramente inegociáveis. Para se tornarem verdadeiramente inegociáveis, é fundamental atribuir-lhes um valor realmente elevado, atribuir-lhes o propósito de longo prazo, algo que provocará uma enorme felicidade se conseguirmos atingir ou uma profunda dor se não chegarmos lá.

O melhor não é suficiente

Na procura da realização destes objetivos, o nosso melhor não é suficiente. Esta é a frase mais dita por quem não atinge os objetivos: “Não sei o que fazer mais, eu dei o meu melhor, mas não consegui”. A minha perceção do “meu melhor” não chega! Eu sou sempre capaz de mais um bocadinho. É muito importante interiorizar que os objetivos são inegociáveis, que são para cumprir ou morrer a tentar.

Pensem numa formiga. A formiga tem um caminho muito bem definido para fazer; ela anda depressa e sabe para onde vai. Se lhe colocarmos um dedo à frente, ela irá contornar o dedo e continuar o seu caminho. Colocamos outro dedo e ela fará novamente o mesmo. Colocamos um pé à frente e, apesar de ela não ver o fim do pé e de não conseguir antever uma saída, ela não desiste e irá contornar o obstáculo, sem nunca pôr em causa o seu rumo. Qual a única forma de demover a formiga do seu propósito? É mesmo por-lhe o pé por cima. É matá-la!

Interiorizem verdadeiramente os objetivos da vossa organização, passem esta mensagem para toda a organização, atribuam-lhe a força da inegociabilidade, e, juntos, façam acontecer!  Ser persistente é muito importante; mesmo quando tudo parece correr mal, é fundamental contornar os obstáculos e seguir em frente.

2. Plano

Plano de execução

Após definir os objetivos, é hora de encontrar as formas de os alcançar. Não basta querer, é fundamental descobrir o como.

Em cada trimestre, o gestor e a sua equipa devem entender qual o foco do trimestre, qual o ponto mais importante em que a empresa se deve focar. Temos a tendência de querer resolver tudo ao mesmo tempo, mas está provado que o foco é uma virtude e que, quando resolvemos a coisa mais importante, muitas outras se poderão simplificar.

Devem então traçar de uma forma concreta o plano das ações mais importantes que deverão ser efetuadas (entre uma a duas por semana), identificando de forma clara os resultados pretendidos por cada ação, os prazos de entrega e os responsáveis por cada ação. Estas ações devem estar alinhadas com os objetivos traçados e com o foco identificado. Todo o processo tem de ser coerente.

Este processo de planeamento parece óbvio e muito simples, mas já trabalho com empresas há alguns anos e não me lembro de nenhuma empresa que o fizesse de forma consistente e clara, antes de trabalhar connosco.

Brian Tracy diz que, por cada minuto de planeamento, poupamos dez minutos de execução, e, por isso, nos nossos processos de acompanhamento às empresas, este é um momento em que investimos muito tempo e em que aplicamos grande parte da nossa energia. Aconselhamos que todas as empresas, trimestralmente, parem durante um dia e se reúnam para desenhar este plano de uma forma consistente e simples, que permita alinhar toda a organização no mesmo caminho e nos mesmos objetivos.

3. Execução Consistente

Execução consistente e medição dos resultados

Tendo o plano definido, é fundamental garantir a execução consistente do mesmo. Tendo claramente estabelecido o que devemos fazer, quais os resultados pretendidos e em que prazo devemos concluir o projeto, a sua realização torna-se muito mais simples.

Um dos grandes desafios dos nossos dias é a gestão do tempo, é o controlo da nossa produtividade e das equipas que trabalham connosco. No entanto, com este planeamento, conseguimos perceber o que devemos fazer (aquilo que é mais importante), e o que não devemos fazer, o que teremos que fazer primeiro e o que poderemos fazer depois. Se o tempo não chegar para tudo, teremos um critério mais claro para o que devemos deixar cair.

Para garantir que os resultados estão a acontecer da forma esperada, devemos ir acompanhando os indicadores financeiros e operacionais, partilhar esta análise com a equipa para lhes permitir acompanhar os seus resultados. Se eles acompanharem os resultados do que vão fazendo, isso irá mantê-los envolvidos e permitirá à gestão perceber se se estão a aproximar dos mesmos ao ritmo desejado ou se têm de fazer ajustes à execução.

Prestar contas

A prestação de contas é, muitas vezes, vista como uma coisa má, algo que é demasiado intrusivo na vida dos profissionais das nossas equipas. A maior parte dos gestores e líderes de equipa não estão preparados para manter viva a prestação de contas.

É verdade que, da forma como é exposto, nem sempre é bem recebido pelas equipas, mas eu confesso que ainda não encontrei outra forma melhor de gerir equipas. A minha experiência pessoal tem-me mostrado que a melhor coisa que me pode acontecer é ter de prestar contas a alguém.

Nos primeiros anos em que comecei a prestar serviços na empresa Paulo de Vilhena, trabalhava sozinha e apenas tinha que prestar contas trimestralmente, no nosso plano a 90 dias e sempre sem grande pressão. Confesso que, muitas vezes, deixei de preencher diariamente os indicadores. Quando sentia que as coisas não estavam a correr bem, “esquecia-me” de preencher os dados, como quem deixa de ir à balança quando sente que o peso está descontrolado.

Há cerca de um ano e meio, passei a ter uma equipa a trabalhar comigo e a ter de apresentar resultados todas as semanas na nossa reunião semanal. Não posso fugir e não vou ficar mal na figura e, por isso, garanto-vos que tenho corrido muito mais, tenho multiplicado o meu tempo. Neste momento, tenho mais clientes ativos com os quais me reúno todas as semanas mas, mesmo assim, tenho muito mais tempo para fazer prospeção.

Seguirmos os indicadores ajuda-nos a ser mais focados, a ter melhor noção do que é importante e a encontrar as ações que nos trazem melhores resultados.

Afinar a execução

A gestão de empresas não é uma ciência exata. Se fosse simples e linear, qualquer jovem quando saísse de uma boa universidade de gestão, estaria totalmente preparado para gerir uma empresa de milhões, pois apenas precisaria de aplicar a receita aprendida.

Mas sabemos que não é assim. Não há certos, nem errados, não há uma bola de cristal que nos diga como vai correr cada ação que programamos.

Para gerir um negócio, é preciso muita sensibilidade, experiência e, acima de tudo, atenção e humildade para interiorizarmos que não sabemos tudo, que aquilo que era verdade antes pode ter deixado de o ser. Temos que ter total disponibilidade para estar sempre a aprender coisas novas.

Aconselhamos todos os nossos clientes a testar e medir. Na nossa visão, é muito importante, quando lançamos algum projeto, ir analisando os resultados com detalhe, perceber se a execução está a correr conforme o planeado e se os resultados estão a aparecer. Ao longo do processo, terão que ser efetuados ajustes na execução para nos aproximar do planeado, tornar a execução cada vez mais produtiva e cada vez mais eficiente na prossecução dos objetivos traçados.

Gestão de Empresas

Gerir empresas é, certamente, um processo complexo que implica muita sensibilidade e conhecimento. No entanto, muitos gestores, pela forma como não planeiam e como não estão atentos aos resultados, complicam ainda mais. Em termos de objetivos e de plano, gostaria de deixar como indicação este processo simples, que deve ser seguido todos os trimestres e, diariamente, em termos de acompanhamento da execução consistente.

Testar e medir todos os dias, olhar diariamente para os resultados operacionais do nosso negócio poderá ajudar-nos a antever grandes sucessos ou grandes desafios.

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