O que nunca lhe contaram sobre a Gestão de Tempo nos negócios
Gestão de tempo nos negócios: o que nunca lhe disseram…
No artigo de hoje, venho abordar um tema tão falado, principalmente, no mundo empresarial: a gestão do tempo.
Como afirmava Jim Rohn: “não comeces o dia antes de o finalizar”.
Jim Rohn dizia-nos que antes de começarmos o nosso o dia, devemos ter uma noção muito clara daquilo que será o dia.
Quando os empresários abrem uma empresa, na sua maior parte, têm 2 objetivos:
- Terem autonomia financeira;
- Serem donos do seu tempo.
Pela minha experiência, posso afirmar que, normalmente, nenhum dos 2 é plenamente conseguido.
No que à autonomia financeira diz respeito, alguns empresários conseguem ter algum sucesso.
Quando falamos de ser dono do seu tempo, o desafio é maior. Os empresários acabam por se tornar “escravos” da empresa, sentindo que tudo depende muito deles.
A gestão do tempo é, por isso, um dos maiores desafios dos empresários.
A importância do planeamento
Os 4 horizontes temporais para uma ótima gestão de tempo:
- Planeamento anual;
- Planeamento trimestral;
- Planeamento semanal;
- Planeamento diário.
Para que possa fazer uma eficaz gestão do seu tempo, deverá ter uma noção muito clara do que vai acontecer em cada um dos períodos acima elencados.
Os planeamentos dos 4 horizontes temporais têm que ser feitos em cadeia e alinhados uns com os outros.
É necessário que tenha uma clara visão do que vai ser o seu ano, para que o seu dia faça sentido.
Planeamento anual
As 2 componentes do planeamento anual:
- Traçar de forma clara os objetivos do ano (no máximo, 4 métricas do que quer alcançar).
Exemplos: vendas, faturação; lucro; número de clientes.
Neste caso, vamos usar os indicadores para atingir os nossos objetivos.
Exemplo: se o objetivo da empresa for crescer em número de consultores, este será o indicador que deve seguir durante o ano.
- Visão e estratégia
A visão deverá ser uma visão macro das ações com objetivos claros associados.
A estratégia consiste em repensar qual é o seu nicho de mercado, quem é a sua concorrência, como é que a concorrência se comporta, em que produtos se deve focar durante o ano, como é que se vai diferenciar da concorrência. Falamos, portanto, de análise de estratégia.
Planeamento trimestral
Em relação ao horizonte trimestral, há que traçar os objetivos do trimestre.
Deverá olhar para as mesmas métricas do ano, podendo adicionar alguma que seja mais específica daquele trimestre.
No que aos objetivos diz respeito, os números são fundamentais para conseguir aferir se o caminho o está a aproximar dos objetivos estabelecidos.
As métricas são críticas para qualquer processo de planeamento.
O foco será aquilo em que se vai focar no trimestre, o que tem mesmo que ser atingido nesse trimestre. Este foco tem que ter uma componente mensurável.
Exemplo:
Objetivo trimestral = recrutar consultores para o meu negócio.
Métrica= recrutar 10 consultores neste trimestre.
Passo a passo para atingir o seu foco:
Passo 1
– Implementar 3 a 5 projetos durante o trimestre para atingir o seu foco.
O que têm estes projetos de incluir? Um responsável + Uma data de conclusão.
Passo 2
– Plano de execução:
Em cada semana do trimestre, incluir 1 a 2 ações por semana para atingir os 3 a 5 projetos definidos acima.
Planeamento semanal
Quando pensar na sua semana, irá verificar que as semanas são mais ou menos todas semelhantes.
No meu caso pessoal, todas as semanas, tenho mais ou menos as mesmas reuniões com os mesmos clientes nos mesmos dias, tenho uma reunião com a minha equipa de marketing todas as semanas e tenho a tarefa de controlar a conta bancária todas as semanas.
Eu tenho aquilo a que chamo a minha “agenda por defeito”, ou seja, aquilo que eu replico todas as semanas.
Como é que eu construí esta agenda base?
Passo 1 – Listei as minhas funções:
- Reuniões com clientes
- Criação de conteúdo
- Controlo financeiro da empresa
- Pensamento estratégico do negócio
- Marketing
- Tempo para estudo
Passo 2 – Defini o tempo que vou demorar em cada 1 das tarefas:
- Reuniões com clientes = 20 horas por semana
- Criação de conteúdo = 3 horas por semana
- Controlo financeiro da empresa = 3 horas por semana
- Pensamento estratégico do negócio = 3 horas por semana
- Marketing = 3 horas por semana
- Tempo para estudo =5 hora por semana
Passo 3 – Distribuí as horas por cada dia.
Passo 4 – Repliquei o plano para todas as semanas.
Todos os domingos, após analisar o plano trimestral, uso a base do plano, replicando-a para a semana seguinte com os devidos ajustes.
Planeamento diário
Na véspera de cada dia, deverá verificar o que ficou concluído, o que ficou por concluir e fazer o planeamento do dia seguinte.
As tarefas deverão ser específicas, descrevendo de forma clara o que irá fazer de forma a que não perca tempo a descortinar o conteúdo da tarefa quando vai executá-la.
Exemplo:
| – Enviar e-mail ao cliente João Sousa. | Errado |
| – Enviar e-mail ao cliente João Sousa, com o envio do orçamento. | Correto |
3 indicações que têm que estar presentes em cada tarefa:
- O quê;
- Quanto tempo vai demorar;
- Grau da importância da tarefa;
No nosso dia-a-dia, surgem sempre imprevistos.
Conhecendo o grau de importância de cada tarefa pode colocar na balança se vai lidar com o imprevisto e resolvê-lo, ou se concluir aquela tarefa que estava planeada é mais importante.
Há vários anos que acompanho empresários na aceleração dos resultados das suas empresas, ao mesmo tempo que tento contribuir para que tenham uma vida mais plena com uma maior capacidade de fazer uma melhor utilização do seu tempo.
Vou deixar-lhe umas dicas adicionais de gestão de tempo:
- Oriente a sua gestão do tempo pelo grau de importância em detrimento da urgência!
- Respeite os blocos de tempo!
Se tiver 4 tarefas de marketing para fazer encaixe-as no bloco de tempo reservado para o marketing.
- Seja consistente!
Reserve todos os dias tempo para os seus clientes e tempo para a equipa, independentemente do fluxo de trabalho. Mesmo que isso signifique dizer que não aos clientes.
É importante ter em mente que sem a equipa a empresa não funciona.
No meu caso pessoal, para não sacrificar a qualidade do meu trabalho decidi reservar tempo para estudar, o que me obrigou a dizer que não a alguns clientes. Isto também é gestão de tempo!
Então, quer aprender a fazer uma melhor gestão do seu tempo?
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O que dizem do curso de gestão de tempo:
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