3 Mapas Financeiros para Entender o seu Negócio
Muitos empresários têm tendência para pensar que os dados financeiros do seu negócio são uma preocupação apenas do contabilista, e nem sabem o que são mapas financeiros…
Isto é um erro que a grande maioria dos empresários comete.
Um empresário não pode apenas focar-se na parte operacional do seu negócio.
A função principal de um empresário é gerir a sua empresa e conhecer os mapas financeiros é uma das suas tarefas.
Mapas financeiros
O que é gerir uma empresa?
É olhar para os dados financeiros, para os dados operacionais, pensar em estratégias a longo prazo, entender muito bem o negócio. Para o entender tem de saber olhar para os dados numéricos e extrair informação.
Pense nos indicadores como os exames que faz quando vai ao médico.
Os dados financeiros devem ser analisados todos os meses e alguns até diária ou semanalmente.
Porque é que a maioria dos empresários não faz isto?
Porque a maior parte dos empresários quando abre a sua empresa vem de áreas operacionais. São tão proficientes numa determinada operação que se sentiram à vontade para iniciar o seu negócio nessa área.
É assim que começam muitas empresas de sucesso e não há nada de errado nisto.
O problema vem depois.
À medida que o negócio cresce, o empresário continua na operação porque é ali que se sente confortável.
Quando a empresa começa a crescer e lhes é exigido um maior grau de detalhe, uma necessidade de ter uma maior componente analítica, os empresários tendem a fugir dessa função e delegam-na no contabilista porque estão fora da sua zona de conforto.
Não duvido que haja muitos contabilistas que fazem um ótimo trabalho. Mas, a minha experiência tem-me mostrado que os contabilistas estão tão focados em entregar tudo nas datas corretas que muito poucos são aqueles que analisam efetivamente o negócio.
Mesmo que o façam não é essa a função do contabilista.
O contabilista deve apresentar e explicar os números, alertando o empresário quando alguma coisa está a correr menos bem.
Mas deve ser o empresário a entender estes números e a pensar sobre eles.
Já vi empresas a correrem muito mal porque a maioria dos contabilistas não tem esta preocupação, a de ajudar e alertar o empresário.
A preocupação dos empresários é chegar ao meio do ano seguinte e perceber quais os impostos que tem de pagar. Quanto menos pagarem melhor.
Esta é outra crença errada. Pagar poucos impostos significa que teve menos lucro. Ao contrário, pagar mais impostos significa que a empresa deu lucro.
Só pode entender isto quando perceber que informação os números lhe podem dar.
Vou dar-vos um exemplo que ilustra precisamente o que é a falta de informação.
No início de 2022, comecei a trabalhar com uma empresa e perguntei como tinha sido 2021. A resposta que obtive foi que tinha sido um ano muito bom.
Comecei à procura da informação contabilística: a demonstração de resultados, o balanço e o mapa de fluxo de caixa.
Nada disto existia.
Como estávamos no início de 2022, pedi estes dados (mapas financeiros) referentes a 2021 e pedi também, mensalmente, os valores de 2022, para que pudéssemos começar a acompanhar os números da empresa.
Não havia dados da contabilidade e foi uma grande luta até os começarmos a receber.
Ainda assim, através de sistemas internos começámos a fazer um acompanhamento do negócio, quer ao nível de faturação, quer ao nível das margens.
Em abril, recebemos a demonstração de resultados do ano de 2021 e a sua análise foi uma grande surpresa para o empresário.
2021 tinha sido um ano de grande crescimento de faturação face a 2020. O negócio parecia estar a correr muito bem e a faturação estava a crescer. Mas o resultado líquido, ou seja, o lucro no final do ano, tinha caído cerca de 15% face ao ano anterior.
Apesar do esforço em vender mais e em ter mais clientes e de toda a parte comercial estar a funcionar bem, toda a parte de estrutura, de controlo de custos tinha problemas que não tinham sido identificados no prazo devido.
Qual foi o resultado? No final do ano, o resultado líquido tinha decrescido face ao ano anterior.
Nesse momento, eu disse que tínhamos de ter esta informação mensalmente durante o ano de 2022 para garantirmos que este ano não íamos ter o mesmo problema.
Começámos então a receber e a analisar os dados e tudo apontava que, do ponto de vista da faturação, estávamos a crescer entre 20 e 30% face ao ano anterior. Se mantivermos o ritmo, vamos ter um crescimento de cerca de 80% ao nível do resultado líquido.
A única coisa que mudou aqui foi a atenção aos números.
Este trabalho matemático de calcular a margem do produto, ver que custos estávamos a ter e dar atenção aos números refletiu-se imediatamente.
Por isso, se já tem os números, olhe para eles. Olhe para os mapas financeiros com atenção! Se ainda não tem, peça à sua contabilidade a demonstração de resultados, o balanço e a demonstração do fluxo de caixa.
Mapas Financeiros:
Demonstração de resultados
Dá-lhe uma visão da operação.
Permite-lhe saber quais os custos que tem, as receitas, as margens brutas, as margens líquidas, qual o peso dos gastos com pessoal.
Balanço
É a fotografia do estado da sua empresa.
Mostra-lhe quais são os seus ativos, ou seja, os bens que possui e como é que esses bens tangíveis ou intangíveis se distribuem entre aquilo que é seu, ou seja, o capital próprio, e aquilo que deve a alguém, ou seja, o seu passivo.
Se for mais ao detalhe ainda consegue aferir o nível de stock, a conta clientes, a conta de fornecedores, como estão as suas dívidas, qual o equilíbrio entre o capital próprio e o passivo.
Esta informação está toda no balanço.
Demonstração de fluxo de caixa
É um mapa que, por não ser obrigatório, muitas vezes os contabilistas fogem de o fazer. Peça ao seu contabilista para o fazer mesmo que tenha de pagar um pouco mais por isso.
Porque é este mapa que lhe vai dar uma visão diferente sobre o seu fluxo de caixa e sobre o seu equilíbrio de tesouraria.
Vou explicar-lhe como.
Quando olha para a conta bancária vê as entradas e saídas e vê um saldo total. Mas há uma coisa que não consegue ver: de que tipo de operação é proveniente o dinheiro.
Há 3 tipos de dinheiro nas empresas:
Dinheiro operacional
O que gasta e o que recebe fruto da sua operação do dia-a-dia, do seu negócio.
Dinheiro do financiamento
Se pediu um empréstimo ou se pagou um empréstimo.
Dinheiro de investimento
Se fez um investimento ele também é uma saída de capital, mas não está diretamente relacionado com a operação.
Imagine por exemplo a seguinte situação muito comum. Para além do seu negócio, fez alguns investimentos no ramo imobiliário e decidiu vender um imóvel. Ao vender o imóvel a sua conta bancária vai ficar recheada com essa entrada de capital.
Se olhar apenas para a conta bancária vai achar que a empresa está ótima. No entanto, aquele dinheiro não é proveniente da sua operação. Se a sua operação não estiver a gerar um saldo positivo aquele balão de oxigénio vai gastar-se aos poucos. Durante esse período de tempo, vai ver um número muito confortável na sua conta bancária e não vai ter a preocupação de olhar para a operação e perceber que ela não está a gerar dinheiro.
Isto vê-se na demonstração de fluxo de caixa.
Aqui os 3 tipos de fluxo de caixa aparecem separados.
Logo vai conseguir perceber qual o saldo da sua operação, o saldo dos movimentos de financiamento e o saldo dos movimentos de investimento.
Esta separação é muito importante para que consiga perceber melhor o seu negócio.
Há também outros rácios que podemos calcular.
Podemos aferir a sua capacidade de transformar os ativos em vendas, as vendas em lucro, o lucro em fluxo de caixa.
Mas para isto precisamos destes 3 mapas: a demonstração de resultados, o balanço e o fluxo de caixa.
É muito importante que tenha na sua posse esta informação até ao dia 20 do mês seguinte, ou no máximo até ao final do mês seguinte.
Se receber estes mapas financeiros um ano mais tarde já não vai conseguir reverter o resultado e já não se vai lembrar das decisões que tomou. Por isso, não vai perceber o que poderá ter estado por trás duma eventual subida ou descida.
Pelo contrário, se a receber 20 dias depois ainda se vai lembrar das decisões que foram tomadas, vai conseguir perceber o que se passa e estará em condições de tomar melhores decisões no futuro.
Lembre-se que a gestão passa muito pela componente analítica e financeira e não apenas operacional.
Muitos contabilistas não facultam estes mapas financeiros espontaneamente e muitas vezes tentam até prolongar o prazo de entrega, mas é importante que insista em receber esta informação.
Um contabilista deve ser um parceiro.
Procure um bom contabilista e tome conta da sua empresa da melhor forma possível.
