{"id":8609,"date":"2020-12-18T10:06:19","date_gmt":"2020-12-18T10:06:19","guid":{"rendered":"https:\/\/marianaargaelima.com\/?p=8609"},"modified":"2020-12-18T10:06:19","modified_gmt":"2020-12-18T10:06:19","slug":"como-eleger-as-tarefas-mais-importantes-e-delegar-as-outras","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/marianaargaelima.com\/lp\/como-eleger-as-tarefas-mais-importantes-e-delegar-as-outras\/","title":{"rendered":"Como eleger as tarefas mais importantes e delegar as outras"},"content":{"rendered":"

Como eleger as tarefas mais importantes e delegar as outras? Este deveria ser o questionamento central de todo o empres\u00e1rio. Partilho convosco algumas estrat\u00e9gias.<\/p>\n

O Programa de Gest\u00e3o do Tempo<\/h2>\n
Durante o \u00faltimo m\u00eas, estive a dar uma forma\u00e7\u00e3o de gest\u00e3o de tempo, o Programa de Gest\u00e3o do Tempo<\/a>. Ao longo de quatro semanas, tive a oportunidade de acompanhar v\u00e1rios empres\u00e1rios com o intuito de os ajudar a organizarem-se melhor atrav\u00e9s da identifica\u00e7\u00e3o de tr\u00eas vetores muito importantes: onde est\u00e3o a gastar o seu tempo; quais as tarefas que est\u00e3o a executar que n\u00e3o deveriam ser eles a fazer; e que interrup\u00e7\u00f5es est\u00e3o a ter no dia-a-dia que deveriam eliminar.<\/p>\n
Embora todos estes assuntos sejam muito importantes na melhoria da produtividade<\/strong>, as primeiras quest\u00f5es \u00e0s quais, na minha opini\u00e3o, todos os empres\u00e1rios t\u00eam que responder, com o prop\u00f3sito de facilitar tudo o resto, s\u00e3o as seguintes:<\/p>\n

Qual a sua fun\u00e7\u00e3o na empresa? Quais os processos por que \u00e9 respons\u00e1vel? Quais os processos em que est\u00e1 envolvido do ponto de vista mais operacional?<\/strong><\/h3>\n
A grande maioria dos empres\u00e1rios, se for honesto, vai responder que est\u00e1 envolvido operacionalmente em quase todos os processos da organiza\u00e7\u00e3o, que sem ele a empresa n\u00e3o funciona, porque, embora tendo uma equipa, toda a opera\u00e7\u00e3o, ou pelo menos uma parte importante, ainda depende do seu trabalho.<\/p>\n
Ainda hoje, em duas reuni\u00f5es de seguimento do programa de gest\u00e3o do tempo<\/strong>, coloquei esta quest\u00e3o a dois formandos, ambos gerentes de empresa: “Se tem o seu tempo totalmente ocupado na opera\u00e7\u00e3o, quem est\u00e1 a gerir a sua empresa?”.<\/p>\n
Quem est\u00e1 a gerir a sua empresa?<\/strong><\/h3>\n
A resposta \u00e9 \u00f3bvia: ningu\u00e9m est\u00e1 a gerir a empresa. A meu ver, esta \u00e9 a principal raz\u00e3o pela qual a maioria das empresas apenas subsiste, n\u00e3o progride. A maior parte dos gestores dirige a sua empresa tendo apenas como preocupa\u00e7\u00e3o manter o dia-a-dia, sem nunca ter a capacidade, o tempo e a aten\u00e7\u00e3o para pensar a longo prazo. Os gestores<\/strong>, fruto do foco na opera\u00e7\u00e3o, n\u00e3o conseguem pensar em coisas diferentes, em ir mais al\u00e9m, conquistar novas geografias e aprender compet\u00eancias diferentes, procurar novos produtos e determinar estrat\u00e9gias alternativas de abordar o mercado, ou procurar novos fornecedores e outros parceiros. H\u00e1 tanto que podem fazer pelo vosso neg\u00f3cio para al\u00e9m do p\u00e3o com manteiga\u2026<\/p>\n
$\"Como$ <\/h2>\n
Os questionamentos que despertam<\/h2>\n
Recentemente, em reuni\u00e3o de trabalho para um projeto de planeamento do pr\u00f3ximo ano, uma cliente referiu-me que a sua empresa tinha uma \u00e1rea de neg\u00f3cio em que eram muito bons, mas que operava apenas na sua zona geogr\u00e1fica. Era um neg\u00f3cio que estava montado para ser um neg\u00f3cio de proximidade, e que, por isso, tinha restri\u00e7\u00f5es geogr\u00e1ficas muito grandes que limitavam bastante o potencial em termos de atra\u00e7\u00e3o de novos clientes.<\/p>\n
Quando perguntei se nunca tinha pensado em expandir para outras zonas geogr\u00e1ficas, ficou espantada com a pergunta e come\u00e7ou a pensar no assunto. Rapidamente, tendo apenas parado para pensar uns segundos, v\u00e1rias alternativas come\u00e7aram a surgir e ela come\u00e7ou a ter imensas ideias de como efetivamente era poss\u00edvel expandir-se para outras geografias. Mas ser\u00e1 que a gestora com quem falei n\u00e3o teria capacidade para pensar nisso por meios pr\u00f3prios?<\/p>\n
Claro que sim! Ent\u00e3o, por que nunca pensou nisso? Porque a maioria dos gestores n\u00e3o se det\u00e9m um pouco para pensar, passa o seu tempo a fazer. Est\u00e3o todo o dia ocupados a fazer coisas e n\u00e3o se focam naquilo que s\u00f3 eles s\u00e3o capazes de fazer: gerir a empresa<\/strong>.<\/p>\n
Tamb\u00e9m j\u00e1 ouvi outros argumentos, como este: “Ningu\u00e9m consegue falar com os clientes como eu; assim, vamos perder imensas vendas”. Eu acredito que, no curto prazo, at\u00e9 que um novo comercial esteja completamente formado, at\u00e9 podem perder uma venda ou outra. Mas, no m\u00e9dio e longo prazo, se ficar tudo concentrado em si, aposto que ir\u00e3o perder muito mais!<\/p>\n
J\u00e1 imaginou qual o valor que o seu\u00a0 pensamento estrat\u00e9gico pode acrescentar ao neg\u00f3cio?<\/strong><\/h3>\n
Para operacionalizar esta ideia e conseguir focar-se naquilo que \u00e9 mais importante, sugiro que enumere as fun\u00e7\u00f5es da empresa que lhe ocupam o tempo e que escreva quanto tempo, por semana, cada fun\u00e7\u00e3o lhe deveria ocupar para ser bem executada. Some todas as horas e analise quanto tempo tem ocupado, por semana, com estas fun\u00e7\u00f5es. Seja sincero! Este exerc\u00edcio \u00e9 para si!<\/p>\n
Ser\u00e1 que os dias todos chegam para fazer estas tarefas? Incluiu umas boas horas para a gest\u00e3o e para o pensamento estrat\u00e9gico da empresa?<\/strong><\/p>\n
Se foi honesto consigo, aposto que n\u00e3o! Aposto que o tempo n\u00e3o chega para tudo o que se prop\u00f5e a fazer…<\/p>\n
Claro que a tend\u00eancia \u00e9 sempre ignorar este facto, tentar encaixar tudo e acabar todas as semanas frustrado porque n\u00e3o conseguiu fazer as tarefas todas a que se prop\u00f4s.<\/p>\n
A minha sugest\u00e3o \u00e9 tomar a decis\u00e3o de p\u00f4r fim a esta ang\u00fastia. Para isso, h\u00e1 dois aspetos importantes que tem de interiorizar:<\/p>\n
\n
O primeiro \u00e9 que o tempo \u00e9 limitado<\/strong> e vai sempre ter mais tarefas do que tempo para as executar. H\u00e1 sempre tarefas que v\u00e3o ficar para tr\u00e1s. E est\u00e1 tudo bem! \u00c9 uma realidade com que tem de aprender a viver, porque amanh\u00e3 tamb\u00e9m \u00e9 dia!<\/li>\n
O segundo \u00e9 que, por saber que n\u00e3o vai conseguir fazer tudo, \u00e9 obrigat\u00f3rio que saiba o que \u00e9 mais importante<\/strong> e que se foque em garantir a execu\u00e7\u00e3o das tarefas mais importantes. H\u00e1 coisas que podem ficar por fazer,\u00a0mas os assuntos mais importantes n\u00e3o podem ser esses.<\/li>\n<\/ul>\n
Analise, ent\u00e3o, as v\u00e1rias fun\u00e7\u00f5es, uma por uma, e entenda onde o seu conhecimento, experi\u00eancia e envolvimento trar\u00e1 mais valor \u00e0 empresa. N\u00e3o se esque\u00e7a, todavia, da parte de pensar a empresa, analisar resultados, definir estrat\u00e9gias e plano de execu\u00e7\u00e3o. Escolha, entre as fun\u00e7\u00f5es que faz hoje, quais s\u00e3o aquelas que deve continuar a fazer e aquelas que vai delegar.<\/p>\n
$\"Como$ <\/strong><\/h3>\nMas, afinal, o que \u00e9 isso de delegar?<\/strong><\/h3>\nSaber delegar<\/a> \u00e9 uma arte que n\u00e3o est\u00e1 ao alcance de todos. Entre os empres\u00e1rios, temos normalmente duas formas de olhar para este processo de delegar:<\/p>\n
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N\u00e3o confiam nos colaboradores e, por isso, n\u00e3o os largam nem um minuto na opera\u00e7\u00e3o, com medo de que eles fa\u00e7am alguma coisa errada. Acreditam muito na frase: “Se quero que saia bem feito, ent\u00e3o \u00e9 melhor ser eu a fazer”.<\/li>\n
Depois de uma breve explica\u00e7\u00e3o sobre o que \u00e9 pretendido, abdicam totalmente da tarefa, pois entendem que o colaborador \u00e9 qualificado para fazer aquela tarefa sozinho. O seu lema \u00e9: “Eu j\u00e1 disse para a equipa fazer, j\u00e1 lhes disse como se faz, agora eles que fa\u00e7am, porque eu n\u00e3o quero estar preocupado com isso”<\/li>\n<\/ol>\n
Ser\u00e1 que alguma destas formas traz os melhores resultados?<\/h3>\n
Na minha opini\u00e3o, nenhuma destas formas de encarar a execu\u00e7\u00e3o das tarefas traz os melhores resultados.<\/p>\n
A primeira forma<\/strong>, quando o gestor concentra em si todas as tarefas, \u00e9 limitadora em termos de crescimento. Mais dia, menos dia, o tempo do empres\u00e1rio deixa de ser suficiente para dar resposta a todos os desafios da empresa e ele acaba por estrangular e ser o grande trav\u00e3o do crescimento da empresa.<\/p>\n
Na segunda\u00a0forma<\/strong>, os colaboradores acabam por andar desorientados, indevidamente geridos e controlados e sem prestarem contas. Digo, muitas vezes, que delegar n\u00e3o \u00e9 abdicar, porque n\u00e3o basta dizer o que \u00e9 para fazer e esperar que os outros fa\u00e7am. \u00c9 fundamental explicar, ensinar, acompanhar, avaliar e dar feedback cont\u00ednuo, para que os colaboradores possam fazer cada vez melhor.<\/p>\n
Uma das fun\u00e7\u00f5es mais importantes de um gestor da empresa \u00e9 a de acompanhar a sua equipa<\/strong>, de uma forma direta ou indireta, quando a equipa \u00e9 maior, na execu\u00e7\u00e3o consistente do plano.<\/p>\n
Para delegar, \u00e9 fundamental manter-se como parte envolvida no processo, mas n\u00e3o como parte produtiva.<\/p>\n
Identifico v\u00e1rios pontos que constituem as principais falhas neste processo de delegar fun\u00e7\u00f5es a outras pessoas na organiza\u00e7\u00e3o. Alguns exemplos:<\/p>\n
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N\u00e3o deixar claro o que se pretende<\/strong> – os gestores tendem a falar por meias palavras. Aquilo que para eles \u00e9 \u00f3bvio, em virtude de j\u00e1 fazerem aquelas fun\u00e7\u00f5es h\u00e1 muito tempo, tende a n\u00e3o ser transmitido da melhor forma. \u00c9 muito importante que, quando est\u00e1 a passar fun\u00e7\u00f5es ou tarefas para outra pessoa, deixe bem claro qual o resultado final para l\u00e1 chegar;<\/li>\n
N\u00e3o se certificar se o colaborador est\u00e1 apto para aquela fun\u00e7\u00e3o<\/strong> – nem sempre os colaboradores est\u00e3o aptos para as fun\u00e7\u00f5es que lhe atribu\u00edmos. Por isso, antes de atribuir uma determinada fun\u00e7\u00e3o ou tarefa, deve fazer uma an\u00e1lise do conhecimento e das compet\u00eancias pr\u00e1ticas que o colaborador tem, para aferir se ele consegue ou n\u00e3o fazer o trabalho sozinho;<\/li>\n
N\u00e3o disponibilizar a forma\u00e7\u00e3o ou a informa\u00e7\u00e3o necess\u00e1ria<\/strong> – \u00e9 fundamental, num processo em que nem todas as fun\u00e7\u00f5es s\u00e3o feitas por si, ter um manual de procedimentos estruturado que permita passar toda a informa\u00e7\u00e3o fundamental para que o colaborador possa fazer bem o seu trabalho. \u00c9 muito importante que a empresa e o empres\u00e1rio tenham a preocupa\u00e7\u00e3o de sistematizar estes processos, para que seja poss\u00edvel ter este tipo de informa\u00e7\u00e3o dispon\u00edvel. A forma\u00e7\u00e3o e a informa\u00e7\u00e3o devem ser uma realidade dentro da sua organiza\u00e7\u00e3o<\/li>\n
N\u00e3o corrigir os comportamentos menos bons<\/strong> – os gestores n\u00e3o se podem distrair ou fingir que n\u00e3o veem comportamentos menos bons, principalmente quando eles s\u00e3o relacionados com os pontos de cultura. Na maior parte das empresas, os gestores optam por n\u00e3o chamar a aten\u00e7\u00e3o dos colaboradores, v\u00e3o enchendo, enchendo e s\u00f3 quando j\u00e1 est\u00e3o fartos \u00e9 que dizem algo. E, normalmente, esse momento j\u00e1 peca por tardio. Se for corrigindo todos os pequenos desvios, de uma forma construtiva, as suas probabilidades de ter colaboradores mais alinhados com o que pretende \u00e9 bastante superior<\/li>\n
N\u00e3o dar feedback positivo dos bons resultados e das boas a\u00e7\u00f5es<\/strong> – \u00e9 uma falha muito comum, registar muito mais os erros do que os trabalhos bem efetuados. Quando algu\u00e9m da organiza\u00e7\u00e3o faz uma a\u00e7\u00e3o correta, com o resultado que se pretende, tendemos a pensar: “N\u00e3o fez mais do que a sua obriga\u00e7\u00e3o”. \u00c9 verdade, mas n\u00e3o custa nada dizer-lhe: “Bom trabalho! Reparei que o fizeste da forma correta. Reparei que est\u00e1s concentrado, envolvido e a trazer bons resultados. Continua! Est\u00e1s no bom caminho!”. \u00c9 muito importante dar um refor\u00e7o positivo aos colaboradores sempre que estes o mere\u00e7am.<\/li>\n
N\u00e3o definir m\u00e9tricas de controlo que permitam ao colaborador entender se est\u00e1 ou n\u00e3o a cumprir os objetivos propostos<\/strong> – a maior parte das empresas define objetivos para o final do ano, mas n\u00e3o possui m\u00e9tricas definidas que permitam controlar, diariamente, se os colaboradores est\u00e3o no bom caminho ou n\u00e3o. Aconselho vivamente a que defina estas m\u00e9tricas, com valores e objetivos todos os dias e todas as semanas, associados \u00e0 quantidade e qualidade do trabalho produzido. Assim, ir\u00e1 ter uma forma de, juntamente com o seu colaborador, entender se est\u00e3o a fazer ou n\u00e3o um bom trabalho e se precisam afinar a execu\u00e7\u00e3o, de alguma forma, para chegar aos objetivos tra\u00e7ados.<\/li>\n
N\u00e3o acompanhar estas m\u00e9tricas periodicamente<\/strong> – para que os objetivos sejam eficientes, n\u00e3o basta tra\u00e7\u00e1-los. \u00c9 fundamental acompanhar a sua execu\u00e7\u00e3o e falar deles todos os meses, todas as semanas, todos os dias. Um cliente que sigo no meu acompanhamento semanal, referiu-me, quando come\u00e7\u00e1mos a trabalhar: “N\u00e3o consigo perceber por que motivo os meus colaboradores n\u00e3o fazem forma\u00e7\u00e3o peri\u00f3dica. No nosso ramo de atividade, a evolu\u00e7\u00e3o de conhecimentos e compet\u00eancias \u00e9 t\u00e3o importante”. E eu retorqui: “J\u00e1 lhes disse isso?”. A resposta foi: “Sim, digo isso quando eles entram. A todos”. Perguntei novamente: “E quantas vezes repetiu a mensagem depois disso?”. O sil\u00eancio foi revelador da resposta. Pois \u00e9. Dizemos uma coisa uma vez e achamos que s\u00f3 por isso passa a ser importante para a nossa equipa?! Imposs\u00edvel! O grau de import\u00e2ncia das tarefas que passo para os meus colaboradores tem que ser proporcional \u00e0s vezes que falo delas. As mensagens mais importantes t\u00eam que estar escritas na parede, t\u00eam que ser repetidas todos os dias.<\/li>\n<\/ol>\n
Conclus\u00f5es<\/h2>\n
Como trabalho de casa, para consolidar o que descrevi neste artigo, sugiro que fa\u00e7a o organograma<\/strong> de fun\u00e7\u00f5es da sua empresa, sem se focar nas pessoas que tem hoje, mas sim nas fun\u00e7\u00f5es que precisa para fazer um bom trabalho. Analise em detalhe o que significa cada uma das fun\u00e7\u00f5es<\/strong> e as horas<\/strong> que cada fun\u00e7\u00e3o deve demorar por semana. S\u00f3 depois de ter este trabalho \u00e9 que deve pensar nas pessoas que tem na sua organiza\u00e7\u00e3o. Coloque as pessoas nas fun\u00e7\u00f5es e analise em detalhe se h\u00e1 caixas vazias, se h\u00e1 pessoas que ainda n\u00e3o t\u00eam as compet\u00eancias necess\u00e1rias para aquelas fun\u00e7\u00f5es (e fa\u00e7a um plano de forma\u00e7\u00e3o com elas), se h\u00e1 pessoas com horas a mais para uma semana de trabalho e se h\u00e1 pessoas com horas a menos.<\/p>\n
Obviamente que o seu nome far\u00e1 parte do organograma. Seja especialmente exigente com as fun\u00e7\u00f5es em que coloca o seu nome, pois h\u00e1 fun\u00e7\u00f5es de gest\u00e3o que s\u00e3o as mais importantes e que n\u00e3o podem ficar por fazer. \u00c9 muito importante que analise em detalhe o que est\u00e1 a fazer hoje que poder\u00e1 ser feito por outro colaborador, quer ele j\u00e1 esteja na organiza\u00e7\u00e3o ou tenha que o contratar. Avalie profundamente e fa\u00e7a um plano para delegar as fun\u00e7\u00f5es poss\u00edveis. Neste plano, deve fazer parte a explica\u00e7\u00e3o detalhada do que se pretende, a forma\u00e7\u00e3o nas fun\u00e7\u00f5es, o acompanhamento em proximidade nos primeiros tempos, o feedback cont\u00ednuo, as ferramentas de controlo de quantidade e de qualidade e os momentos de avalia\u00e7\u00e3o da execu\u00e7\u00e3o.<\/p>\n
J\u00e1 sabe como eleger as tarefas mais importantes e delegar as outras? Est\u00e1 agora pronto para elevar a sua empresa a um n\u00edvel superior.<\/p>\n
A sua empresa precisa de si, mas precisa de encontrar as formas mais produtivas de servir a empresa!<\/strong><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
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