Gestão do tempo: os 4 perfis de empresários

Nos últimos anos, tenho trabalhado com muitos empresários. A gestão do tempo é sempre um grande desafio para todos eles e, na maior parte dos casos, a primeira razão para as suas empresas não prosperarem e não irem mais além.

Com o objetivo de os ajudar a serem cada vez melhores, tenho estudado muito sobre o assunto, tenho lido muito e tenho prestado atenção aos comportamento individuais de cada empresário. O meu objetivo é transformar os meus clientes em empresários de alta performance e ajudá-los a transformar todos os seus colaboradores em colaboradores de nível A.

Assim, no que diz respeito à gestão do tempo, consegui identificar 4 tipos de perfis de pessoas:

1. O Salvador do Mundo

Conhece alguém que tem planos para fazer tudo e acaba por não fazer nada? Aquela pessoa que desenha ao detalhe aquilo que vai fazer, mas que nunca o começa a fazer?

A este grupo dei o nome de Salvador do Mundo, pois está sempre cheio de boas intenções, mas como é muito pouco objetivo acaba por não começar a fazer nada.

idealiza muitos projetos, mas não os prioriza, não pensa verdadeiramente no que quer com esse projeto, qual o resultado que quer obter, como é que vai influenciar o seu negócio e qual o nível de importância que assume na empresa.

É um procrastinador, pois nada se destaca face aos mil e um planos que tem na cabeça. Quer tudo e não consegue decidir o que fazer primeiro.

Neste grupo, encontramos numerosos empresários, pois são, normalmente, pessoas bastante empreendedoras, com muitas ideias, mas com alguma dificuldade em priorizá-las e em entender o que é mais importante, logo, o que deve ser feito primeiro.

A necessidade de estabelecer objetivos é crítica para o sucesso do empresário e para o desenvolvimento do seu negócio. São estes objetivos que irão permitir priorizar e fazer com que o empresário se mantenha fiel ao plano desenhado.

Os objetivos têm 3 características:

• Mensuráveis
• Enquadrados no tempo
• Inegociáveis

Os objetivos devem ser mensuráveis, ou seja, ter uma métrica que consigamos rastrear de uma forma objetiva, e enquadrados no tempo, ou seja, ter uma data para se concretizarem.

O ponto mais importante dos objetivos é serem inegociáveis. Para se tornarem verdadeiramente inegociáveis, é fundamental atribuir-lhes um valor realmente elevado, atribuir-lhes um propósito de longo prazo, algo que provocará uma enorme felicidade se o conseguirmos atingir ou uma profunda dor se não chegarmos lá. Atribuir dor ou prazer à concretização ou não dos objetivos é mesmo a única forma de os tornar verdadeiramente inegociáveis.

Na procura da realização destes objetivos o nosso melhor não é suficiente.

O que vocês ouvem normalmente quando alguém falha os seus objetivos? “Não sei o que fazer mais, eu dei o meu melhor, mas não consegui”.

A minha perceção do meu melhor não chega! Eu sou sempre capaz de mais. É muito importante interiorizar que os objetivos são inegociáveis, que são para cumprir ou morrer a tentar.

Pensem numa formiga. A formiga tem o seu caminho muito bem definido, ela anda depressa e sabe para onde vai. Se lhe colocarmos um dedo à frente, ela irá contornar o dedo e continuar o seu caminho. Colocamos outro dedo e ela fará novamente o mesmo. Colocamos um pé à frente e, apesar de ela não ver o fim do pé e de não conseguir antever uma saída, ela não desiste e irá contornar o obstáculo, sem nunca pôr em causa o seu rumo. Qual a única forma de demover a formiga do seu propósito? É mesmo pôr-lhe o pé por cima. É matá-la!

2. O Perdido

Conhece alguém que acredita que não vale a pena comandar a vida? Que o destino lhe trará certamente o que lhe está reservado? Que acredita verdadeiramente que o destino está escrito e que não vale a pena traçar objetivos e fazer planos, porque o universo irá entregar-lhe aquilo que tem guardado para si?

A este grupo dei o nome dos Perdidos.

Entre os empresários, não identifiquei muitas pessoas neste perfil, no entanto, na população em geral, é, provavelmente, o grupo mais numeroso.

A maioria das pessoas anda alienada do que pode tirar da vida. Não se quer dar ao trabalho de pensar sobre o que poderá fazer para tirar o melhor partido da vida. Não acredita que pode ser responsável por ter uma vida melhor, por ir mais além, por fazer o que gosta.

Em todos os meus processos de recrutamento, pergunto o que pensam estar a fazer daqui a 5 anos. Nunca encontrei ninguém que me desse uma resposta satisfatória. É muito raro encontrar alguém que queira dar um resposta, e nunca encontrei alguém que me desse uma resposta que eu percebesse que era pensada e estruturada.

Para alguns, será medo de assumir a responsabilidade e de não correr bem. Para outros, será a preguiça de ter novos projetos e ter que trabalhar para eles. Para outros ainda, será apenas falta de ambição.

Para este grupo, há imensas frases populares e crenças enraizadas na nossa sociedade que corroboram estas ideias e que lhes servem de alibis, tais como: “a trabalhar nunca ninguém ficou rico”, “este mundo é só para os ricos”, “o sucesso é só para os outros”, “a vida é o que tem que ser”.

Mas será que não conhecem ninguém que realmente tenha vingado profissionalmente? Que tenha alcançado o sucesso, sem ter que fazer mal a ninguém e com um trabalho honesto?

Eu conheço vários casos de sucesso. Por isso, quero acreditar que se traçar os meus objetivos, se fizer um plano para lá chegar e executar o plano de uma forma consistente, também irei alcançar aquilo que para mim é sucesso.

Eu acredito genuinamente que o universo se vai alinhar a meu favor, mas o que eu puder fazer para lhe dar uma ajuda, eu farei.

3. O Adiador

Conhece alguém que até sabe onde quer chegar, que até tem os objetivos mais ou menos definidos, mas que tudo lhe parece complicado e difícil? Que para não falhar é melhor não começar a pensar muito nisso, pois depois é mais difícil de lidar com as coisas que correm menos bem?

Este é o grupo dos adiadores. O grupo que diz: “Sim, é importante. Mas agora ainda não é altura.”

Hoje, a maioria das empresas já começa a traçar objetivos. Embora ainda não sejam objetivos ambiciosos, pois ainda têm muito medo de falhar, já começam a ter indicadores financeiros (normalmente de vendas) para cumprir até ao final do ano.

No entanto, o processo de planeamento ainda é muito pouco comum. Os empresários não entendem a importância de ter um bom plano e como esse plano lhes traz a possibilidade de traçarem a ação de uma forma muito mais concreta para o dia a dia da empresa. Um bom plano traz a clarividência de como posso encadear os vários projetos, quais os recursos que preciso para cada fase, quais os recursos que ainda me estão a faltar para terminar os projetos que irão começar e onde tenho recursos disponíveis, e, por isso, a possibilidade de idealizar novos projetos.

Os objetivos sem plano de ação, são apenas sonhos. Serão eternamente adiados.

E, na minha opinião, essa é a maior causa para que as empresas não evoluam de uma forma consistente. É a falta de um bom plano.

O plano dá-nos a possibilidade de sistematizar e organizar as ações necessárias para alcançar os objetivos. A execução de um bom plano permite ao empresário encontrar com antecipação a resposta para a pergunta “como?”. Depois de ter as respostas para esta pergunta, todo o processo de execução irá ser muito mais simples. Bastará colocar em prática as ações que foram pensadas e planeadas.

O plano permite-nos manter uma execução consistente em busca do resultado pretendido, sem termos que inventar a roda a cada passo.

É importante, no entanto, mantermos o envolvimento ao longo do processo para garantirmos que conseguimos afinar a execução sempre que é necessário. É muito importante mantermo-nos atentos aos resultados e às métricas de avaliação, para analisar em cada instante se as ações que estamos a executar nos estão a aproximar do objetivo ou se precisamos de alguma afinação na execução.

4. O Produtivo

Este último grupo são os empresários de nível A, aqueles que estão mais próximo do sucesso e da melhor gestão do seu tempo. Têm objetivos e têm um plano de ação desenhado para os atingir.

Se se conseguirem manter na ação consistente e na medição dos resultados diária para ir afinando a sua execução, estão certamente no caminho do sucesso.

O desafio é que, para além de ser um grupo muito pequeno, é um nível em que os empresários tendem a não ficar muito tempo.

As urgências do dia a dia, os “fogos” que aparecem todos os dias e os obstáculos inesperados que se acumulam num negócio, tendem a puxar os empresários para a gestão da urgência e a retirá-los do quadrante mais produtivo.

As tarefas de planeamento, que estão sempre ligadas aos maiores momentos de crescimento e de evolução tendem a ser trocadas pelas tarefas de urgência para cumprir objetivos do dia, mas sem planeamento, sem pensar no médio/longo prazo.

Frequentemente, se o empresário não estiver muito atento à forma como gere o seu tempo, ele sai do quadrante do produtivo para o quadrante do adiador. Foca-se no urgente e perde a noção do que é mais importante.

Gestão do tempo: a caminho da produtividade e do sucesso

Em suma, estabelecer objetivos e o planeamento são o segredo do sucesso para um empresário fazer evoluir o seu negócio. Só assim é possível conseguir fazer mais com menos. Embora seja um grande desafio para a maioria dos empresário manter-se no nível do produtivo e manter-se focado nas tarefas importante e não urgentes, é fundamental que o consiga fazer a maior parte do tempo. Só assim será possível acelerar os resultados da empresa, clarificar o sítio para onde quer levar o seu negócio e fazer o caminho de uma forma clara para lá chegar.

Se considera ainda não estar no quadrante do produtivo e precisa de um “empurrão”, convido-o para o webinar gratuito “3 Dicas para Aumentar a sua Produtividade“. O seu caminho na senda do sucesso pode muito bem começar aqui!