Como gerir melhor o tempo? Fazendo bem à primeira

Aprender a gerir melhor o tempo é um desafio para todos os seres humanos e, por isso, é muito importante dedicarmos algum tempo a pensar como é que podemos tirar o melhor partido do nosso tempo.

Mas afinal, como podemos gerir melhor o tempo?

Há muitos anos, numa empresa em que trabalhei, tínhamos certos períodos do ano em que, devido ao elevado volume de trabalho, trabalhávamos muitas horas durante a semana e também aos sábados e domingos. Quando a equipa se queixava que trabalhava muitas horas, o administrador dizia-nos sempre: “Sabem porque é que trabalham tantas horas? Porque não fazem o trabalho bem feito à primeira. Se fizessem tudo bem à primeira, provavelmente, poderiam trabalhar menos do que as 40 horas por semana”.

Ele dizia aquilo meio a sério, meio a brincar, mas na verdade ele tinha razão. Era duro de ouvir que eu trabalhava horas a fio porque não estava a entregar o trabalho totalmente bem à primeira e, por isso, precisava de repetir alguns trabalhos e isso fazia com que perdesse muito tempo.

Agora olho para trás e percebo que foram muitas horas de trabalho, mas cada minuto foi bem investido. Ninguém na equipa se conformou com esta realidade. Foram grandes aprendizagens que conseguimos retirar daqueles momentos difíceis e de grande esforço. É verdade que foi aquele grau de exigência que me tornou uma pessoa mais atenta ao detalhe e que, ao longo dos anos a trabalhar com aquele administrador, me tornei uma melhor profissional.

As palavras que o administrador proferiu ficaram-me para a vida. Guardei bem essa informação. Gastamos muitas vezes tempo a mais, porque não fazemos bem à primeira . Cometemos esse erro muitas vezes na nossa vida.

Não nos focamos no que estamos a executar, não planeamos devidamente as várias tarefas que temos para fazer, não estamos completamente habilitados para as funções e, por isso, acabamos por demorar muito mais tempo do que poderíamos demorar.

Com preparação e foco tudo sai melhor à primeira e poupamos muito tempo na execução das nossas tarefas.

Naquela altura da minha vida, com um enorme fluxo de trabalho e um grau de exigência muito elevado, aprendi várias formas de otimizar a utilização do meu tempo. Tinha de ser. Eu não queria passar todos os meus fins de semana a trabalhar no escritório.

É importante maximizar o aproveitamento de cada minuto de trabalho.

Um dia, em conversa com um cliente, ele dizia-me que os vendedores da empresa dele demoravam muito tempo a fazer os orçamentos porque tinham que os fazer e refazer várias vezes até ficarem bem feitos, nas condições perfeitas para ir para o cliente.

Lembrei-me logo do meu administrador e das palavras dele. Todos nós temos tarefas no nosso dia a dia que são repetitivas, que são feitas todos os dias da mesma forma. Eu, na altura em que estava na empresa que referi anteriomente, estava numa função de controlo de gestão e reporting e, por isso, aquilo que fiz foi a automatização de todo o processo de reporting. Recebia os números do departamento financeiro, copiava para uma folha de cálculo e todas as apresentações que fazia sobre aqueles dados saíam automaticamente. Isso garantia não só um menor número de erros como também uma maior rapidez dos resultados. Conseguia dessa forma gastar a maior parte do meu tempo na análise dos resultados e não na produção dos relatórios, garantindo dessa forma uma maior produtividade.

Relativamente ao ponto do meu cliente a orçamentação e o envio de propostas também são um ponto que, em situações mais rotineiras, podem ser estabelecidos modelos que lhes permitam automatizar o processo, aproveitando melhor o tempo e minimizando o potencial de erro.

Como fazem na vossa empresa? Cada vez que têm uma reunião comercial com um potencial cliente e que vos é pedido um orçamento podem tentar inventar novamente a roda, fazer o orçamento do zero e escrever o email personalizado para o cliente conforme a vossa inspiração do momento. Mas será a melhor forma?

Um orçamento é um documento oficial da empresa e, por isso, deve obedecer a determinadas regras. Deve haver um template da empresa em que o comercial, em cada caso, só deverá preencher os espaços em branco com os pontos específicos do cliente. Deve ser uma tarefa bastante sistematizada, de forma a perder o mínimo tempo possível e minimizar os erros.

O tempo de qualquer colaborador deve ser investido naquilo que não é rotineiro, naquilo em que as qualidades humanas podem realmente fazer a diferença.

Este é apenas um exemplo daquilo que vejo em muitas empresas portuguesas. Nas empresas é muito importante aplicar um forte sentido crítico, perceber o que é a rotina que podemos sistematizar e encontrar automatismos que diminuam o tempo despendido nestas tarefas, com o objetivo de ganhar tempo para pensarmos bem a excepção e planearmos o futuro da melhor forma.

Numa empresa devemos sistematizar a rotina para dedicar tempo à excepção.

Quer aprender a gerir melhor o tempo?

Veja aqui o nosso programa de Coaching de Grupo de Gestão de Tempo