4 dicas para gerir o tempo durante as férias dos colaboradores

Os períodos de verão e das festividades de final de ano trazem consigo o tema da marcação de férias dos colaboradores. Hoje, vou partilhar convosco as minhas dicas para gerir o tempo durante as férias dos colaboradores.

Nesta altura, as empresas inevitavelmente ficam com as equipas reduzidas.

Mas o negócio não pode parar!

Se, durante o ano, mesmo com as equipas completas, as empresas enfrentam desafios, com a equipa limitada o cenário piora.

Será que nesta altura deve deixar de gerir o seu negócio para cobrir as funções dos colaboradores que estão de férias?

Não!

As equipas devem estar muito bem organizadas para que possa passar por este período sem que negligencie as suas obrigações enquanto gestor.

Tenho um cliente que tem sempre a equipa no limite, com funcionários a trabalhar a 120%.

Nos períodos de férias, o seu negócio sofre sempre um aumento de volume.

Quando os seus colaboradores começaram a ir de férias, este cliente, semana após semana, dizia-me que não conseguia reunir comigo porque não tinha tempo.

Não tinha tempo porque estava a executar funções dos colaboradores que estavam ausentes.

Entretanto, ninguém estava a gerir o negócio.

Definimos então que, quinzenalmente, ele reuniria comigo durante 1h30. Desta forma, garantíamos que, pelo menos, esse tempo era dedicado à gestão do seu negócio.

No caso do verão, é um período de férias, mas é também o início do 3º trimestre.

Logo, é um momento crítico de gestão.

Julho e agosto são meses para pensar o seu negócio e preparar mudanças.

Este é o momento em que tem de aplicar as alterações necessárias, se alguma coisa não estiver a correr bem. Caso contrário, será tarde demais para reverter o cenário.

Por este motivo, deve garantir que, durante os meses de verão, tem tempo para se dedicar a esta questão. Existem algumas dicas para gerir o tempo durante as férias dos seus colaboradores.

Há que planear e organizar as férias das equipas para que este período não se torne caótico. Para tal, partilho dicas para gerir o tempo durante as férias dos colaboradores.

4 Dicas para minimizar o stress ou dicas para gerir o tempo durante as férias dos colaboradores

1. Não tenha as equipas no limite

Ter as pessoas a trabalhar a 120% todo o ano pode parecer uma otimização de recursos, mas não é.

Os colaboradores precisam de tempo para otimizar as suas funções.

Se trabalharem constantemente a um ritmo muito rápido, entram em modo “robot” e não otimizam o seu desempenho.

É por isto que as grandes empresas, como a Google, têm no horário de trabalho dos seus colaboradores 1 dia por semana dedicado à criação e desenvolvimento dos seus próprios projetos.

Se as empresas grandes que têm uma enorme pressão para ter grandes lucros o fazem, eu acredito que o consiga fazer também na sua empresa.

O trabalho produtivo deve ocupar 80% a 90% do tempo. Os restantes 10% a 20% do tempo dos colaboradores deve ser dedicado à otimização das suas funções, ao planeamento da semana seguinte, a períodos de estudo e de aprendizagem.

Se estas percentagens forem mantidas, durante o período de férias estes 10% ou 20% do tempo podem ser usados pelo colaborador para desempenhar as funções do colega que está de férias.

O importante é que isto seja a exceção e não a regra.

Não peça à sua equipa que esteja constantemente a trabalhar 50 horas por semana.

Pode fazê-lo durante uma semana, se na semana seguinte lhes puder dar mais algumas horas para descansar.

2. Tenha “um duplo”

Deve haver pessoas com capacidade de substituir os colegas.

Numa empresa, não devem existir funções que apenas uma pessoa sabe desempenhar. Caso contrário, aquela pessoa torna-se insubstituível.

Isto aplica-se também às suas próprias funções operacionais das quais a empresa depende. A empresa não pode parar se, por exemplo, estiver ausente durante 1 mês.

Tenha um plano B para todas as funções, de forma a que, de um dia para o outro, uma outra pessoa consiga executar aquela função.

Desta forma, a continuidade do seu negócio nunca será posta em causa.

3. Garanta que a inteligência está no processo e não na pessoa

Obviamente, que a inteligência dos colaboradores é muito importante para que saibam lidar com as exceções.

Mas tem que haver um processo bem estabelecido para o que é fundamental no dia-a-dia do funcionamento da empresa.

Os procedimentos devem estar bem identificados e documentados.

Se alguém que inicia funções na empresa pela primeira vez olhar para um documento, deve conseguir segui-lo e entender o processo do princípio ao fim.

Da mesma forma, se contratar uma pessoa com pouca experiência e se lhe explicar o processo, ela deve conseguir levar o processo do princípio ao fim.

Não se trata de subestimar a inteligência das suas equipas. Pode e deve ter pessoas nas suas equipas capazes de responder aos desafios que vão surgindo.

Trata-se sim de que o básico esteja documentado e que toda a gente conheça os procedimentos para facilmente haver uma substituição, se necessária.

4. Ter um plano de férias

Planeie como vai ser a organização deste período.

Ou seja, garanta, por exemplo, que as pessoas que se substituem entre elas, não vão de férias ao mesmo tempo.

Defina quem vai fazer o quê e quando.

Reúna com a equipa atempadamente para explicar as alterações que vão ocorrer durante as férias.

É importante também que cada pessoa saiba com alguma antecedência quem a vai substituir para que “passe a pasta” na perfeição.

É obrigação do colaborador que vai de férias passar as tarefas detalhadamente ao colega que o vai substituir.

Não deixe que os colaboradores se agarrem ao lugar!

Este processo deve ser feito com calma e antecipadamente e não na véspera das férias do colaborador.

Não abdique da gestão para se dedicar à operação! Aplique estas dicas para gerir o tempo durante as férias dos colaboradores!