Como definir processos para a sua empresa

Ainda não conseguiu atingir o lucro que deseja na sua empresa ou não tem tempo livre para aproveitar os seus rendimentos? Tem de definir processos para a sua empresa!

Isto pode acontecer porque não é unicamente gestor do seu negócio, mas sim um bombeiro de serviço que corre para resolver os problemas do dia a dia que aparecem na operação.

Quando abre a sua empresa, é normal desempenhar a função de operacional. Mas, com o passar do tempo, e para que consiga atingir o equilíbrio entre a sua vida pessoa e profissional, é importante que se torne unicamente gestor da sua empresa e que se distancie da operação.

Uma das coisas que deve fazer para que isso aconteça é definir processos com clareza.

Definir os processos na sua empresa vai ajudá-lo também a fazer uma boa integração de um novo colaborador.

Ao entregar um manual de processos a um colaborador, este terá acesso a um passo a passo para executar as suas tarefas mesmo antes de as entender na sua plenitude.

O objetivo não é criar robôs que nada questionam, mas sim, que a pessoa saiba o que fazer numa primeira fase.

Sistematizar a rotina primeiro e, depois, pensar na exceção.

Quando trabalhava por conta de outrem, dizia aos membros da minha equipa que, quando fizessem a mesma tarefa 3 vezes de forma repetida, deviam escrever num papel o passo a passo que seguiam para completar aquela tarefa.

Isso ia ajudá-los a fazer a tarefa da melhor forma e a questionar o processo.

A partir do momento em que está tudo escrito, qualquer processo fica mais estruturado e isso permite que cada membro da equipa se questione sobre o que pode melhorar.

Os processos não devem ser algo estanque, uma coisa que definimos e que assim permanece para sempre.

Pelo contrário, os processos devem ser usados e questionados diariamente, daí a sua importância.

3 Vantagens em definir processos

1. Facilitam a tarefa. Cada vez que executa uma tarefa não tem de pensar como a vai fazer.
2. Mesmo quem não é um especialista na área consegue executar aquela tarefa.
3. O facto de ter o processo escrito alinha os colaboradores e cria condições para que ele seja melhorado de uma forma mais profunda.

Isto traz consistência à sua empresa e a consistência é muito valorizada pelos clientes.

Algumas empresas definiram os processos no âmbito de alguma certificação de qualidade que as obrigava a ter processos definidos.

Estas empresas definem os processos, mas depois não os utilizam.

Para quê definir processos e não utilizar as definições?! Não é para isto que servem os processos.

As certificações são valorizadas por alguns mercados, mas só trazem valor se os processos forem feitos com cabeça, tronco e membros e se existir um compromisso em utilizá-los e a atualizá-los.

Os colaboradores têm de entender porque é importante, qual a utilidade, que benefício tiram em ter os processos à frente. Acima de tudo têm de sentir que fazem parte da definição dos processos.

Tem de haver o comprometimento de que cada pessoa vai seguir o processo e sugerir melhorias para que os processos estejam sempre atualizados.

Poucas empresas têm processos definidos e poucos empresários vêm o verdadeiro valor que estes processos têm.

Como empresário, é importante entender a relevância de ter estes processos definidos.

Como sistematizar os processos se tem centenas de processos na sua empresa?

Alguns empresários reconhecem o valor de definir processos, mas têm dificuldade em sistematizá-los.

Porquê?

Porque têm muitos processos na sua empresa e olham apenas para a perspetiva geral.

Se tem muitos processos na sua empresa, esta sistematização deve ser feita aos poucos.

Divida e trabalhe cada ponto.

Trabalhe num processo de cada vez.

A forma mais simples é que cada colaborador, com os seus processos e a sua forma de trabalho, comece por sistematizar como executa uma determinada tarefa naquele momento.

Cada tarefa tem o seu processo.

Se tiver vários colaboradores a executar a mesma tarefa, ponha-os a discutir para assim encontrarem qual a melhor forma de executar aquela tarefa. Uma forma que sirva a organização e o cliente final.

Depois coloque o seguinte desafio a todos os colaboradores. A partir do momento em que o processo está definido, todos devem seguir aquele processo, sem saltar nenhum passo.

Se o colaborador achar que deve ser feito de outra forma, faz uma proposta de alteração do processo.

Métricas

É importante também ter métricas para perceber se as alterações ao processo trazem melhorias ou não.

Imagine uma chamada telefónica para a qual faz um script.

Ao fim de uns dias, atinge uma determinada taxa de conversão de clientes.

Se perceber que há uma frase que pode ser melhorada, deve criar outra versão do script e testá-la durante uns dias.

Se a taxa de conversão for maior, então altera o script.

Exemplo

Um ótimo exemplo das vantagens da definição de processos é a Bimbi.

Eu não gosto de cozinhar, mas consigo fazer bons pratos com a Bimbi.

Porque tenho um manual com o passo a passo do processo bem definido.

Mesmo sem perceber nada de culinária eu consigo seguir o processo.

Ao definir processos de uma forma clara, esta marca consegue que uma pessoa que antes era incapaz de cozinhar, faça um bom prato rapidamente.

Conclusão

Contratar pessoas hoje é difícil. Torná-las pessoas de nível A é um dos maiores desafios dos empresários.

Quando tem processos bem definidos consegue aliviar esta pressão.

Vai sempre precisar de bons colaboradores, mas vai ser menos dependente dessas pessoas.

Isto vai permitir que suba no organograma porque não vai precisar de estar sempre em cima da operação.

A definição de processos é crítica para que a inteligência esteja na empresa e não numa só pessoa.

Se fizer o esforço de definir processos aos poucos, verá que ao fim de algum tempo tem os processos definidos.

Se lhes der a força necessária, verá os benefícios que isso traz à produtividade da empresa e ao equilíbrio entre a sua vida pessoal e profissional.

Tem os processos bem definidos na sua empresa?

Já está a definir processos para a sua empresa? Que dificuldades tem encontrado?

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