Avaliação de equipas: Guia sobre Feedback

Avaliação de equipas: Porque é importante?

Diz-se muitas vezes que os recursos humanos são a coisa mais importante nas empresas mas, na maior parte dos casos, não se aplica na prática. A avaliação de equipas, gestão dos talentos e o plano de carreira são disciplinas que ficam sempre para um segundo plano e para quando houver tempo e entretanto as pessoas boas ficam perdidas e vão saindo, não sentido da empresa o apoio e a valorização que merecem.

Um dos pontos mais importantes é a avaliação de desempenho. Nas maioria das empresas por onde temos passado, quando iniciamos o trabalho esta avaliação não existe e, nas poucas em que já está implementado é apenas uma formalidade, um processo anual, com pouco sumo, em que as pessoas têm medo de dizer a verdade, em que tudo se esconde e em que as consequência da avaliação são nulas.

As avaliações são contínuas e devem ser feitas todos os dias, reforçando os bons comportamentos e assinalando o que poderá ser melhorado. No entanto deve haver momentos formais de avaliação que permitam os colaboradores sistematizar onde são mais fortes e onde ainda têm um caminho para percorrer.

Para o processo de avaliação para ser útil deve ser orientado com  cuidado.

1. Deve ser aberta e frontal. Deve haver na organização uma cultura de verdade e honestidade. As pessoas devem estar preparadas para dizer e ouvir a verdade, mesmo quando não corresponde às suas expectativas.
2. Deve ser no mínimo semestral (em fazes mais críticas trimestral), para permitir às pessoas aplicarem aquilo que lhe é dito da melhor forma e evoluírem com acompanhamento periódico.
3. Deve ser com avaliações 360º. Todos avaliam todos ou, pelo menos, avaliam as pessoas com que trabalham mais diretamente. Para cima, para baixo e para os lados. É muito importante conseguirmos ter avaliações mais abrangentes pois conforme as pessoas com que falo conforme as habilidades que tenho que colocar em prática e assim consigo ter um desenho mais fiel do avaliado, não dependendo tanto do critério do avaliador
4. Deve conter uma avaliação quantitativa dos objetivos traçados, mas também uma avaliação do cumprimento dos pontos de cultura da empresa. As avaliações para além de permitirem entender os resultados numéricos do avaliado, também devem ser momentos para entender como o avaliado tem cumprido ou não os principais pontos de cultura da organização. É sempre um óptimo momento para reforçar os pontos de cultura, a sua importância e onde o avaliado pode mudar.
5. Deve terminar com um plano de melhorias e de formações a fazer. Deve ter um plano de ações concretas associado que permitam ao avaliado entender o que deve fazer para passar para o próximo nível. Este plano deverá ser feito pelo avaliado, mas com a ajuda e os inputs do avaliador.

Como devo dar feedback nas avaliações?

Já precisou de chamar à atenção alguém da sua equipa e não soube como o fazer? Já recebeu feedback de uma pessoa que não conseguiu ser clara nos seus pontos de melhoria? Dar um feedback eficaz é uma ferramenta muito poderosa numa empresa. No entanto, tendo em conta a minha experiência de coaching e o que tenho estudado sobre o assunto, este é ainda um instrumento muito pouco utilizado.

O feedback é a forma de uma pessoa comunicar a outra que observou os seus comportamentos, ações ou pensamentos e que estes estão ou não alinhados com as suas expectativas. É importante que o feedback seja específico, claro e que seja dado sobre um facto, comportamento ou ação. NUNCA dê feedback sobre uma pessoa. As pessoas não são o seu comportamento!

Adicionalmente, a comunicação só é efetiva se a pessoa que ouve os comentários, os perceber, interpretar e incorporar. As pessoas que fogem deste “confronto” interpretam quase sempre o feedback como algo negativo, fazendo normalmente uma má interpretação do mesmo. Os meus clientes de coaching argumentam que o feedback “não vale de nada”, que as pessoas saem sempre aborrecidas e que ficam a trabalhar ainda mais contrariadas e revoltadas.

Mas será que tem que ser assim?

Existem diferentes tipos de feedback, que podem ser interpretados de diferentes formas por parte de quem os recebe.

Feedback positivo:

É normalmente pouco utilizado, mas pode ser a melhor forma de manter os funcionários alinhados e motivados. Consiste em ir reconhecendo quando o colaborador toma uma boa decisão e tem um comportamento alinhado com os objetivos da empresa. É uma forma de manter o funcionário motivado e deste se sentir reconhecido, percebendo quais as ações pretendidas pela empresa.

Feedback negativo:

É o tipo de feedback mais utilizado. Consiste em chamar a atenção do funcionário quando este tem um comportamento fora do esperado e que esteja a comprometer os resultados da empresa.

Feedforward: 

É uma ferramenta desconhecida por muitos – pelo menos com esta terminologia – e deve ser utilizada sempre como complemento ao feedback negativo. Ou seja, quando dizemos a um colaborador o que fez errado, devemos também orientá-lo para o caminho certo. Devemos ajudá-lo a perceber como pode melhorar o seu comportamento para produzir os resultados previstos.

Então, qual é a melhor técnica de feedback?

Quem me conhece sabe que faço parte de uma organização que adoro e que me tem ajudado a evoluir bastante no que toca a técnicas para falar em público, tal como técnicas de dar feedback. A organização é a Toastmasters (no meu caso, pertenço ao Lisboa Oriente Toastmaster, que vos convido desde já a visitar, às quartas-feiras, às 19h45 em Lisboa, no Parque das Nações).

A técnica que utilizamos para dar feedback é a técnica sanduíche. Para mim, a melhor.

A técnica sanduíche consiste em utilizar de uma forma inteligente um pouco dos três tipos de feedback que referi anteriormente. Assim garantimos que focamos os pontos essenciais, mas também deixamos o funcionário motivado para continuar o caminho.

• Deve começar a reunião com o feedback positivo, salientando os aspetos positivos do comportamento da pessoa. Mas atenção que o feedback para ser efetivo tem de ser honesto e realmente sentido!
• A seguir ao “pão” (a parte que sabe melhor ao avaliado), é altura de dar o “fiambre” (uma parte de mais difícil digestão). Nesta fase, deve referir os comportamentos que foram menos bons e que não contribuíram para os objetivos da empresa. Idealmente, devemos sempre complementar o feedback negativo com o feedforward, ou seja, com algumas sugestões de como poderia ter sido um comportamento diferente e mais próximo do esperado por parte da instituição.
• Para terminar, deve dar mais uma “fatia de pão”, ou seja, umas palavras de incentivo totalmente viradas para a ação. Como por exemplo: “Tendo como base a tua determinação e as tuas qualidades, tenho a certeza de que vais conseguir ultrapassar este desafio”.

Dê sempre que possa um feedback eficaz aos seus colaboradores e tente perceber se este lhe traz os resultados esperados. É fundamental que esteja também preparado para receber o feedback dos outros. Mas atenção: quem vos passa o feedback pode não conhecer estas ferramentas. Partilhe este artigo com a sua equipa através das redes sociais.

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