Aumente a sua produtividade: aprenda a dizer que não

Muitos empresários não aproveitam o seu tempo da melhor forma. Gerir o tempo e aumentar a produtividade é, para a maioria dos empresários, uma enorme dificuldade.

O tema da produtividade é um tema largamente discutido, mas na minha opinião resume-se a duas definições:

1. Definir o que fazer e o que não fazer
2. Definir o que fazer primeiro e o que fazer depois

Dito assim poderá parecer uma tarefa simples, mas para a grande maioria dos empresários sei que a produtividade não é, de todo, uma tarefa simples.

Hoje vou-me focar num ponto específico que é definir o que não fazer e manter-se fiel a esta definição. Alguns empresários definem muito bem as tarefas que têm para fazer, mas esquecem-se de elencar o que não devem fazer.

Imagine-se a fazer uma dieta. A sua nutricionista passa-lhe um plano muito rigoroso de tudo o que deve comer. Ao pequeno almoço um sumo verde, a meio da manhã uns frutos secos, ao almoço um peixe com legumes, ao lanche uma peça de fruta e uma bolacha maria, ao jantar uma carne branca com salada.

Vocês seguem o plano na perfeição, mas antes do lanche da manhã, com o café vai sempre um pastel de nata e à tarde antes do jantar comem sempre um pão acompanhado com marmelada e queijo. Será que a dieta vai resultar?

Se alguma vez foram ao nutricionista sabem que ele vos deu a lista dos alimentos permitidos e a lista dos alimentos proibidos. É fundamental para que uma dieta funcione.

Na gestão das prioridades do dia é igual. Nós temos que saber o que fazer e o que não fazer para que o dia realmente corra da melhor forma com o mínimo de perturbação possível.

Eu também sei que durante o dia vamos tendo sempre surpresas, vamos tendo muitas interrupções inesperadas que não estavam acauteladas no nosso plano diário que perturbam o nosso cumprimento das tarefas agendadas e, consequentemente, a nossa produtividade.

Faz parte do dia a dia de um empresário e está tudo bem. Não temos que nos manter fieis ao plano inicial, mas temos que manter sempre o critério rigoroso de fazer as coisas mais importantes. Se o que apareceu é mais importante então deve passar à frente.

Dois pontos muito importantes: acabamos o que estávamos a fazer primeiro e então avançamos para esta nova tarefa se ela for realmente a mais importante para vocês.

O primeiro ponto, acabar o que estávamos a fazer, é muito importante pois quanto menos pontas soltas deixarmos, melhor a minha produtividade.

O multitasking é uma teoria que já se provou não resultar. Devemos focar a nossa atenção numa tarefa de cada vez, fazê-la do princípio até ao fim, com o mínimo de interrupções possível para mantermos a nossa atenção.

O segundo ponto, a avaliação do grau de importância de cada tarefa, deve ser feito de acordo com os meus princípios e com a minha avaliação.

Quantos de vocês já tiveram clientes a ligar e a dizer que é muito urgente? Para ele será certamente muito urgente, mas para nós, que temos outros clientes e outras situações para resolver poderá ser mais ou menos urgente e deveremos encaixar no seu tempo a resolução daquele tema.

Tenho empresários com que trabalho que, cada vez que um cliente liga, pára tudo. Claro que esta dedicação aos clientes é muito importante, mas se isso puser em causa o desenvolvimento de outro produto de maior valor ou se puser em causa a resolução de um problema de outros 10 clientes mais importantes para a empresa, poderá não ser a melhor opção para o empresário largar tudo para dar resposta àquele pedido.

Eu costumo dizer que urgências é no hospital ou nos bombeiros. A maioria dos empresários não têm urgências assim tão importantes. Têm obviamente desafios que, por vezes, são importantes e devem ser encaixados na nossa agenda conforme a nossa lista de prioridades. Nós temos que ser os donos da nossa agenda e devemos saber controlá-la de acordo com os nossos critérios pré definidos.

Saber dizer que não aos clientes ou aos fornecedores ou aos colaboradores é muito difícil. Tendemos sempre a personalizar o não, a pensar que estamos a dizer que não à pessoa, que estamos a rejeitar o outro e a dizer que ele não é importante para nós.

No entanto se analisarmos a situação de uma forma mais fria, conseguimos entender que não é uma questão da pessoa, é simplesmente uma questão de que aquilo que ela está a pedir não é a coisa mais importante que eu tenho para fazer naquele momento. Devo aceitar o pedido, ouvir com atenção, anotar o que é preciso fazer e dar-lhe o prazo de entrega. “Já percebi o que precisas. Agora não vou conseguir fazer porque estou com outro assunto muito importante, mas logo à tarde, por volta das 15h30 já te ligo com a resposta”.

Um dos desafios da maioria dos empresários das PMEs com que trabalhamos é conseguirem dar a autonomia desejável aos seus colaboradores que permita que eles consigam dar resposta à maioria das solicitações, sem necessitarem constantemente de recorrer à sua ajuda. Uma das melhores formas de o conseguir é mesmo aprender a dizer que não. É não lhes dar a resposta quando eles precisam. É obrigá-los a procurar a solução por eles. Numa primeira fase podem validar que a solução que eles encontraram é a mais correta, mas com o tempo nem isso deverá ser preciso.

É muito mais confortável para um colaborador não assumir a responsabilidade da decisão porque não os faz pensar mas, acima de tudo, porque se correr mal, a responsabilidade foi do chefe e não deles. Têm sempre uma forma de se desculpar. Quando vocês dizem a um colaborador para decidir, para procurar as soluções, vocês não estão a ser rudes com eles (acreditando que o fazem, obviamente, de uma forma educada). Vocês estão a ajudá-los a cresceram, a serem cada vez melhores e com isso a crescerem a autonomia de cada um deles.

Se vocês acreditarem nisso e conseguirem passar bem essa mensagem, eles até vão agradecer quando vocês não lhes derem as respostas.

Esta gestão com os clientes é mais desafiante, mas penso que é fundamental para que possam aproveitar da melhor forma a vossa agenda. O primeiro conselho que vos posso dar é que não tenham o telefone sempre disponível, nem estejam sempre a ver os emails. Ao longo do dia devem ter momentos para ver o telefone e o email, para avaliar o que é importante e o que não é importante. Os clientes devem ter todos resposta, mas no vosso timing.

Um empresário ao longo do dia deve ter vários blocos de concentração, para desenvolver as tarefas de pensar o negócio, de estruturar as ideias, de planear as ações a fazer e de analisar os resultados. Durante estas tarefas deverá estar completamente desligado do mundo. Não deverá ser interrompido a menos que o mundo esteja a acabar. Deve deixar o seu telefone com alguém da sua equipa que deverá dizer aos clientes que não está disponível, perceber se o assunto é mesmo importante ou pode até ser resolvido por outro colaborador. Se for mesmo para falar consigo, liga mais tarde.

Os próprios clientes também devem ser ensinados a falar com os seus colaboradores se os assuntos não precisarem de ser tratados consigo. Acredito que há clientes e assuntos que poderão ter que ser falados consigo, mas será certamente uma minoria. Vá ensinando os clientes a falar com as pessoas certas na organização, dê aos seus colaboradores a força para responder de forma autónoma à maioria dos pedidos, e vai ver que o seu tempo fica bastante mais produtivo.

O tempo mais bem pago numa organização é o de pensar, analisar, estruturar e planear. Esse tem que ser feito e não há ninguém que o faça por si. É fundamental que isso seja entendido como a área mais importante e que assume prioridade máxima. Sei que não é urgente e, por isso, tende a ser adiada. No entanto, o adiar destes momentos pode ter custos enormes para a empresa no médio, longo prazo.

Segundo Brian Tracy diz, cada minuto de planeamento poupa 10 minutos na execução. Por isso, vale a pena investir este tempo e dizer que não às interrupções que possam aparecer, melhorando assim a sua produtividade.

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