4 dicas antes de iniciar o processo de recrutamento
Dadas as leis laborais existentes em Portugal, a maioria dos empresários tem muito medo de iniciar um processo de recrutamento para as suas empresas. O risco de falhar na contratação é sempre grande e, por isso, não poder dispensar uma pessoa com que não se identifica é sempre assustador para qualquer empresário.
No entanto, com o objetivo de acelerar os resultados das empresas, a alavancagem é um ponto fulcral. Para isso, uma das coisas que é preciso é aumentar o número de pessoas de forma sustentada, é preciso aprender a executar através dos outros, libertando o gestor para as tarefas de maior valor acrescentado.
Todas, ou quase todas, as empresas começaram por ser um autoemprego. Alguém que tinha o sonho de ser independente e que começou sozinho a desenvolver a sua ideia e as suas competências. Nesta primeira fase, obviamente, todas as tarefas são executadas pelo próprio empresário, desde a gestão, o marketing, as tarefas operacionais até ao limpar do chão do escritório. Mas, com o passar do tempo, o empresário tem de aprender a delegar.
Contratar faz parte de gerir uma empresa, pois, para crescer de forma sustentada, são necessárias pessoas. Por isso, é fundamental preencher a estrutura com pessoas certas que consigam fazer as funções e que estejam alinhadas com os nossos valores.
O que devemos definir antes de iniciar o processo de recrutamento?
1. Ter uma visão, missão e pontos de cultura claros
Antes de recrutar pessoas para a nossa equipa, devemos ter uma visão e missão muito claras. Devemos entender para onde estamos a levar a empresa. Devemos ter a visão de longo prazo para entender, de uma forma clara, se aquela pessoa se encaixa no longo prazo ou se é apenas uma necessidade de curto prazo.
Os pontos de cultura definem os valores exigidos aos colaboradores da empresas, são os pilares sobre os quais a empresa está construída e que não poderão sequer abanar. São os comportamentos obrigatórios que todos os colaboradores terão que seguir para com os seus colegas, para com os seus clientes, parceiros e fornecedores.
Estes pontos de cultura devem estar definidos, escritos de uma forma clara e totalmente compreendidos por toda a organização. São os primeiros pontos a serem avaliados num processo de recrutamento pois quem não se alinhar com estes pontos não poderá fazer parte da organização.
2. Definir o organograma ideal para responder à visão da empresa
O organograma ideal deve ser definido com base na visão e não com base na situação atual, nem nas pessoas que fazem parte da organização. O exercício deve ser feito tendo em vista aquilo que o empresário tem em mente como objetivo de longo prazo, deve pensar qual deverá ser a estrutura da empresa para responder aos desafios futuros, e então definir as funções que irão fazer parte da estrutura.
Depois do exercício ideal estar feito, deverá encaixar as pessoas dentro das funções existentes. 3 coisas poderão acontecer:
- Ter várias caixas com o mesmo nome;
- Ter caixas sem nome;
- Ter pessoas que não encaixam em nenhuma caixa.
Todas elas são normais de acontecer, mas todas elas terão que levar a alguma reflexão. Se o nome da mesma pessoa aparece em várias caixas é fundamental perceber se o tempo despendido em cada caixa é suficiente para uma boa execução da função. Relativamente às caixas vazias, é importante entender se é uma função que já é importante e se alguém da organização se poderá ocupar daquela função. Relativamente às pessoas que não encaixam em caixa nenhum teremos que repensar se é um bom elemento e como o poderemos reaproveitar para outras funções, dando-lhe acompanhamento e formação.
3. Entender quais as funções que geram mais valor para a empresa
É muito importante entender que as várias funções não são todas iguais e não geram todas o mesmo valor para a empresa.
Com esta caracterização é altura de priorizar o que deverá ficar do seu lado e o que poderá delegar. É importante ter a noção de que as funções de maior responsabilidade, e que representam maior impacto nas receitas, devem ser efetuadas por pessoas com mais experiência (e que normalmente representam um custo maior). Mas, se delegar essas tarefas, ganhará tempo para tarefas ainda mais rentáveis.
4. Definir quais as competências técnicas e comportamentais da pessoa que se procura
Antes de partir para a contratação, é muito importante perceber o que é preciso para a função que queremos preencher. É muito importante escrever a lista de competências técnicas e comportamentais que a pessoa deve ter.
No entanto, mais importante do que as competências técnicas (que são mais fáceis de adquirir), são as competências comportamentais e os valores que a pessoa deve ter, pois esses serão muito difíceis de alterar com o tempo.
Obviamente que é difícil fazer generalizações pois cada empresa terá os seus pontos de cultura próprios (mas que devem estar definidos de uma forma clara) e cada função terá competências específicas.
Contratar não é simples. Deve ser uma tarefa que deve ser feita com cuidado. Mas não a adie demasiado por medo de errar.
Não deve, obviamente, contratar a primeira pessoa que lhe aparece só porque não encontra alternativa. Deve colocar muita energia e atenção nestes processos, pois ter as pessoas certas na organização é fundamental para conseguir fazer crescer a sua empresa.
Alguns empresários dizem-me que já erraram muitas vezes neste processo e que demora muito tempo, por isso, já contratam a primeira pessoa que aparece. A minha resposta é que contratar mal custa muito mais do que não contratar. Se o processo é tão complicado que, mesmo depois de ter todos os cuidados podemos falhar, a opção não deverá ser largar o processo, mas sim dar-lhe cada vez mais atenção.
O processo de recrutamento deve ser muito cuidado, com muitas fases de avaliação, com muitos potenciais candidatos para termos várias opções, com avaliações em vários formatos e idealmente os candidatos devem ser avaliados por várias pessoas.
Uma possibilidade intermédia é contratar em outsourcing. Porém, na minha opinião, as tarefas podem ser feitas em trabalho externo, mas as competências devem ser contratadas. Para tarefas que não façam parte do negócio “core” da empresa poderemos sempre recorrer a outsourcing; no entanto, para competências importantes, poderemos fazê-lo de forma provisória, mas sempre com o intuito de aprender com eles e internalizar a função assim que possível.
Ou seja, embora contratar seja uma tarefa desafiante, sempre que é para uma função relevante para a empresa, deve ser feito sem hesitar, mas com muita atenção.
